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天津分公司MAXIMO系统设计报告－协议采购解决方案 第 PAGE 21 页 共 NUMPAGES 21 页 中海石油（中国）有限公司天津分公司 协议采购解决方案 华瑞特管理咨询 项目名称 MAXIMO推广应用及优化完善项目 编写 编写日期 2005年03月21日 审核 批准 文档编号 版本号 1.0  目 录 TOC \o 1-5 \h \z \u 第一章 概述 3 第二章 解决方案 4 第一节 方案一 4 1、 实现方式 4 2、 功能实现 5 3、 相关报表 9 4、 特点 9 5、 推荐程度 10 第二节 方案二 10 1、 实现方式 10 2、 功能实现 11 3、 相关报表 11 4、 特点 12 5、 推荐程度 13 第三章 实施计划 14 1、 数据 14 1.1工作内容 14 1.2人员安排 15 1.3时间安排 15 2、 方案确定 16 3、 功能 16 4、 报表 16 5、 培训 17 第四章 常见问题的处理方法 18 1、 一个物资有多个协议的处理方法 18 2、 协议物资与其它物资在同一张采购单中 18 3、 协议采购单的时效 18 4、 在将采购申请行复制到采购单时，如何搜索多个采购申请的内容 19 5、 协议采购相关管理制度 19  概述 “价格协议”类型的采购单是特殊采购单，与标准采购单相比更像合同，因为它们是非采购型的采购单。创建协议型采购单时，在采购单上阐明从指定供应商进行订购的有关条款，但不实际订购任何物品，需要指定该供应商提供特定库存项目的价格。价格协议上不显示总成本，因为其不是实际订单，而且价格协议没有成本限制。需要订购“价格协议”条款所涵盖的库存项目时，必须创建另一采购单进行采购。 天津分公司目前已批准35个价格协议采购单，准备在MAXIMO系统中执行。为了充分使用MAXIMO的协议采购单的功能，并与天津分公司的采购管理相结合，该协议采购解决方案要达到以下功能目标： 缩短采购周期 减少申报采购申请人员的工作量 方便采办人员生成采购单 不影响从采购申请到采购单的过程跟踪 下面详细描述该设计方案。  解决方案 根据协议采购的特点，我们下面设计了两个方案，再比较其优缺点后，推荐使用第一种方案，下面是这两个方案的具体内容。 方案一 实现方式 业务模式： 上图中： 节点1表示采购申请的填写过程。 在填写时，可以将协议物资和其它物资放在一起，填写人不管申请的物资是否有协议。 如果是协议物资，系统会自动将协议采购单号关联到采购申请行中。 节点2表示采购申请的审批过程。该过程与原来一致。 节点3表示在“采购单”中将采购申请行复制到当前采购单的操作过程。 需要将协议物资与其它物资分开，单独生成采购单； 不同的协议，生成不同的采购单； 该环节由采办控制 节点4表示采购单的审批过程。该过程与原来一致。 功能实现 操作方式 在采购单中创建采购单 运行“选择操作”中的“采购申请行项目复制到采购单” 在选择批准的采购申请行时，可以按协议采购单号或协议合同号进行查询： 在选择协议采购单号时，可以将系统中批准的协议采购单列出来： 查找到采购申请行后，点击确定： 将该采购单发送工作流进行审批。 功能设计 业务模式图中的除节点3（将采购申请行复制到采购单）外，其它的节点与原来的功能上是一致的，在此不做说明。下面对节点3的功能实现进行介绍： 在“将采购申请行物资复制到采购单”程序中，能在它的搜索界面按“协议采购单号”或“协议合同号”进行搜索： 原来的搜索界面： 需要修改该程序，增加“协议采购单号”、“协议合同号”字段，进行搜索： 增加“协议采购单号 增加“协议采购单号”、“协议合同号” 能选择系统中已有的协议采购单： 选择已有的“协议采购单 选择已有的“协议采购单” 在选择洗衣采购单时，能查询采购单编号、描述、协议合同号 能查询“协议采购单号 能查询“协议采购单号”、“协议合同号”等内容 能在明细表中显示“协议采购单号”以及该协议采购单对应的“协议合同号”，能对“协议采购单号”进行排序。 增加“协议采购单号 增加“协议采购单号”及“协议合同号” 相关报表 I、增加报表： 以批准的采购单（协议物资）为内容，打印“送货通知单”； 一个物资多个协议查询表 查询系统中同一物资有多个协议的物资清单 没按协议合同进行采购的协议物资统计 II、修改相关报表： “天津-采购申请” 如果是协议物资的话，能显示协议号； 特点 采购申请填写的操作性：好 不用区分是否为协议采购物资 不用因为协议采购物资的原因填写多张采购申请 采购申请的审批操作性：好