电子文档管理与技巧1.pptVIP

2020/3/30 31 The End! Thanks for you all coming! 谢谢大家 2020/3/30 32 Word 文件命名样式 2020/3/30 33 Excel 文件命名样式 2020/3/30 34 文件命名后的正确显示样式 2020/3/30 35 错误的文件命名样式 2020/3/30 36 Word 自动保存设置步骤 1 2020/3/30 1 电子文档管理与技巧 总部： Jogger 2006 年 8 月 29 日 2020/3/30 2 培训目录 1. 文件命名及存档管理 2. 文件打印前的准备工作 3. 打印选项缩放功能的使用 4. 其它注意事项 2020/3/30 3 1 、文件命名及存档管理 1.1 文件命名及保存 1.2 文件的基本内容 1.3 自动存档的正确设置 1.4 文档分类管理 2020/3/30 4 1.1 文件命名及保存 1.1.1 文件命名及保存的常规样式 a. Word 文件命名样式 b. Excel 文件命名样式 c. 文件命名后的正确显示样式 d. 错误的文件命名样式 2020/3/30 5 1.1 文件命名及保存 1.1.2 注意事项： ? 文件一旦建立后应立即 命名 和 保存以防丢失 ? 文件名 必须与 文件内容 相 一致，否则难以查找 ? 保存时应 分类存档 ? 在 复制同格式 的文件编辑时，必须立即 更改文件 名并保存 ，否则会 覆盖 并导致 原文件丢失 2020/3/30 6 1.2 文件的基本内容 1.2.1 文件内容： ? 文件名 ? 创建人 ? 创建 / 修订日期 2020/3/30 7 1.2 文件的基本内容 1.2.2 注意事项： 1) 如文件需提交相关人员 审核 时，应补充 完整 2) 如文件 超 过一 页 时，应 设置页码 ，以便识别 3) 日期“ 年月日 ”的输入必须 完整 。为防止错误， 可直接从菜单“ 工具 ” -- “ 插入 ” -- “ 日期和时间 ” 直接输入 2020/3/30 8 1.3 自动存档的正确设置 1.3.1 Word 自动保存样式设置 a. 点击下拉菜单“ 工具 ” -- “ 选项 ” b. 打开“ 选项 ”后，选择“ 保存 ”对话框 c. 选择“ 自动保存时间间隔 ”对话框，设定好 自已所需的时间 d. 单击“ 确定 ”按钮 2020/3/30 9 1.3 自动存档的正确设置 1.3.2 Excel 自动保存样式设置 a. 选择菜单“ 工具 ” -- “ 加载宏 ”，系统弹出“ 加载 宏 ”对话框 b. 在“ 当前加载宏 ”列表框中选中“ 自动保存 ”复 选框 c. 单击“ 确定 ”按钮 d. 选择“ 工具 ” -- “ 自动保存 ”，系统弹出“ 自动保 存 ”对话框 2020/3/30 10 1.3 自动存档的正确设置 1.3.2 Excel 自动保存样式设置 e. 选中“ 自动保存时间间隔 ”复选框（该复选框是 在 a 、 b 、 c 操作后产生的），在“ 分钟 ”框中，输 入希望 Excel 自动保存工作簿的时间间隔 f. 单击“ 确定 ”按钮 注意事项： 清除“ 保存前提示 ”复选框，否则 Excel 将在每次 自动保存前显示 提示信息 ，用户进行选择确认后， 才能继续编辑，以免影响工作效率 2020/3/30 11 1.4 文档分类管理 ? 创建文件时应按类型或性质进行定义并创建好文 档，如创建“电子文档管理与技巧” 培训教程 文 档名 ，同时创建 “ 培训 ” 文件夹 ? 对制作或接收的文件分类归档。保存文件时，直 接将“电子文档管理与技巧”保存在”培训”文 件夹中 ? 为节省和缩短查询时间，建议大家在建立文件是 尽量使用英文。当打开分类文档时，直接使用键 盘输入第一个字母即可找到对应的文档 2020/3/30 12 2 、文件打印前的准备工作 ? 检查 文件内容 是否 完整 （文件名 / 创建人 / 日期） ? 检查 拼写，符号 及 语法 是否正确（尤其是英文资料） ? 检查文件是否 超页 （超页时需调整文件格式） ? 检查文档是否 美观合理 （字体尽量保持一致） ? 检查 打印设备 是否 连接 且正常 工作 ? 最终打印时必须进行 打印预览 注： 打印设备 包括打印机，电源，纸张及连接打印机的电脑 2020/3/30 13 3 、打印选项缩放功能的使用 3.1 Word 的操作步骤 3.2 Excel 的操作步骤 说明： 打印预览时，如发现文件 部分超边 （即超 页）或需打印在一页时，可使用此项功能。 2020/3/30 14 3.1 Word 的操作步骤 3.1.1 操作步骤： 1) 选择【 文件 】菜单下的【 打印 】命令； 2) 在打开的“ 打印