管理沟通全集8写作.pptxVIP

Part 8 WRITING 写 作内容结构：◆ 写作要则◆ 写作过程◆ 商务信函◆ 其它文稿的写作☆ 写作是一种重要的沟通方式☆ 写作是一种特殊的沟通方式 ☆ 写作是一个不断发展的概念 一、写作要则4C：正确(Correct)清晰(Clear)完整(Complete)简洁(Concise)二、写作过程1．Gather information 收集资料files, articles, books, financial statements, interviewing by telephone, world wide web, CD-ROMs, intranet databases, brainstorming, free writing, etc. 2．Organize your thoughts 组织观点 (1) Batching 分组 (2) Concluding 筛选 (3) Headlining 归纳标题 (4) Strategic ordering有策略地编排 3．Focus the message 提炼材料 ·Imagine the reader skimming设想读者只是浏览 · “Nutshell” your ideas概括你的观点 · “Teach” your ideas灌输你的观点 · Use the “elevator” technique使用“电梯间谈话”技巧 · Use the “price per word” technique 使用“惜字如金”技巧写作过程4．Draft the document起草文章·Compose in any order 不要在乎写作顺序 ·Avoid editing不要边写边改 ·Get typed copy 使用打印件 ·Schedule a time gap安排时间间隔 5．Edit the document 修改文稿 ·Edit for strategy 从策略上进行修改 ·Edit for macro issues 从宏观上进行修改 ·Edit for micro issues从微观上进行修改 ·Edit for correctness就正确性进行修改三、 商务信函（一）商务文书（二）信函是商务沟通的重要工具 1．信函是商务文书的最主要形式 2．商务信函关系到形象问题 3．信函是商务沟通的重要工具 商务信函（三）商业信件 1．书信的风格 2．信件的布局 3．写信的一些技巧 ： (1)写信当如面读 (2)开头的技巧 (3)如何结尾 (4)书写字体 (5)信函礼貌 (6)信封书写 （四）商业函件××公司××部经理先生： 这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。 希今后加强往来，并请给予大力支持！ 特此书面表达感谢之意！ 此致致礼 ×××敬上 ××年×月×日 图8.1 致谢函实例 ×××公司××经理先生： 敬启者，最近我公司接到贵埠××公司来函订购大量货物，该公司地址随函附上，因为该公司第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告，贵公司所提供之情报，敝公司严守秘密。 今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。 ××公司经理×× ×年×月×日 图8.2 查询函实例 ××公司： 经查一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵公司之季结算清单一份，共计￥1，200，000元，谅属无误，此前供应贵公司之物品，想必满意，期待今后更密切的合作。 ×××公司(盖单) ×年×月×日 图8.3 结帐清单实例 ×××总公司： 敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函附上。 五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算，六月一日以后，则以新价目表为准。 因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买，务请尽早，以免误失时机。 ×××公司 ×年×月×日 图8.4 通知提价函实例 ××先生： 您所申请的秘书职位已补满，我们刚雇用了一位从大学毕业的××小姐，将先予以试用几个星期，以决定其能力是否胜任。 我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案之中，倘若将来有缺额，一定首先与您联系。 ××公司经理 ×年×月×日 图8.5 求职答复函实例 表8.1 书信撰写者清单 A．写信前 1．信的主题是什么? 2．你为什么写这封信? 3．信的读者是谁? ·主要读者 · 其他读者 4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么? ·现有知识· 需要知道的知识 B．信写完后 你撰写的