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备忘录的格式 日期：2010年6月22日 主题：常用备忘录格式 发送：管理沟通课学生 寄信人：管理学院管理沟通老师张转玲 本文件给读者提供了一个关于商界中常见的商务备忘录样本的概览。最广泛使用的备忘录前面都有一个表明重要建议的概括性段落，紧跟着的是事例、讨论以及一系列对于实施的详细建议和指导方针。 事例。商务作者可以运用大量不同类型的备忘录格式，但总的说来，大部分备忘录都有以下三个特征： 1、简洁。许多备忘录都只有一到两页长。有时候作者涵盖的信息可能会占满三页或者更多。大量、详细的数据应该放在附录或附件里。 2、直接。绝大多数备忘录都明确注明了谁将收到信件，且信息涉及面窄、具体而切合主题。另外，大多数备忘录都只涉及一个主题。 3、非正式。备忘录大都采用口语化的语言，包括缩略语、人称代词和易被读者理解的词句和短语。从总体上来说，它们比绝大多数商务信函要更随意一些。 探讨。在陈述完基本的事实之后，备忘录的作者基本上都会和读者探讨一下这些事实可能产生的影响。你不仅需要告诉读者他都需要知道些什么，还必须告诉他着意味着什么以及它为什么重要。 建议。最后，在读者已经阅读了所有的事实，并在你已经探讨了你所知到的一些信息的重要性或相关性后，你就要陈述你的建议了。 1、把你认为最重要或最迫切的建议写在最前面。详细说明你想要做什么以及需要在什么时候实施。 2、 把你认为第二重要的建议放在第二位。有时你可能需要把你没有建议但有明显可行性的举措列人其中，并且简明扼要地解释一下为什么没有把它们作为建议的一部分。 3、 大多数备忘录的建议数量都在三条以内，但只要你的建议能够告诉读者他需要知道（或需要做）什么，建议部分稍长一些也是允许的。不要只提出问题而不给出答案。将问题简单化，以动词开头，运用备忘录格式来记录行动、解决问题以及实施决策。 接下来的步骤。最后，大多数决策备忘录都会就如何执行提出的建议或是怎样与负责执行这些建议的部门联系提出一些建议或具体想法。 电子邮件的沟通技巧： 1) 保持最新地址 2) 在工作时间发送与工作有关的信息 3) 注意个人隐私的保密 4) 要有一个自己个人的邮箱 5) 信息尽量简短 6) 重要的邮件,要发一份给你的上司 7) 不要直接给你上司的上司发信息 8) 对于重要的信息,最好保留一个书面备份 9) 简化信息 10) 邮件应尽量个人化,尽量少用群体放送 商务信件的写作技巧： ● 写之前明确你要写什么 ● 开头结尾要表露出友好的态度 ● 用短句和短语 ● 提倡用大众语言，避免 用行语 ● 怎么说就怎么写 ● 排除激动的个人情绪 ● 删去尖刻的语言 ● 语气要委婉、礼貌 ◎ 一条重要的规则—在一时激动之下发出的书信公文可能导致的误解，比其他任何交流方式都多！ ◎ 每当哈里﹒杜鲁门总统写完一封生气发怒的信时，他总会把信放在桌子上，搁上24小时，第二天看自己是否还在生气。 ◎ 比如，假如你当面对一位同事说：“你把事情高得一团糟”，同事不会生气，如果他是你的朋友，他还会笑，并且对你的话表示赞成。 ◎ 但当你以写的方式这样批评他时，对方一定会表示恼怒的。因为他看不到你脸上的笑容，也听不出声音中的友好语气。 正确运用语气 拙劣语气 良好语气 我不懂你是什么意思 我们无法保证货物马上送到 所附帐单有误 该商品的缺损不是我们的错 请把你的要求重复一遍 我们会尽快送货 请再核实一下您的帐单 该商品是在装运过程中损坏的 运用语气的意义： 1）有助于读者正确理解 2）有利于展示撰写者及组织的良好形象 3）保持良好信誉，建立与对方的长期合作 不良语气举例 张总，您知道，对香蕉业来说，如果能明显减少运输损耗、降低成本，意味着什么？利润！ 很幸运的是，我们又一次找到了一个良方。据我们认真计算，如果采用这种方法，可以使公司的运输损耗降低10%，总成本减少5%，由此带来利润增加7%，同时客户会因为更加方便而感到满意！ * ◆美国学者斯蒂芬 · 雷得研究发现： 那些有很强的写作能力的人，比那些写作能力弱的人的收入要高三倍。 ◆ 对于企业来说，有效的书面沟通有助于与客户建立良好的关系，也有助于树立企业的良好形象和声誉。 引导案例： 一次，某公司纽约办事处经理收到一份传真，是香港办事处