电子文件归档管理2014讲义版.docVIP

2014/5/11 电子文件归档管理 中国人民大学信息资源管理学院 钱毅 qianyi@ 2014-5 电子文件管理 ? 从1998年开始进入电子文件管 理研究领域 ? 国家标准GB/T 29194-2012《国 家电子文件管理功能需求规范 》主持人 ? 国家档案局行业标准项目《数 字档案馆可信数字资源长久保 存需求规范》(2010)主持人 钱 毅 博士/副教授 ? 国家社科基金项目“电子文件 标准体系建设研究”(2008)主 持人 2 电子文件管理 一、电子文件管理背景 ? 背景1：记录方式的变革 ? 背景2：电子文件的挑战 ? 背景3：国外电子文件管理发展趋势 ? 背景4：我国电子文件管理国家战略 3 1 2014/5/11 电子文件管理 1：记录方式的变革 ? 记录方式 ? 口耳相传 ? 结绳刻契 ? 仓颉作书 4 电子文件管理 2：电子文件的挑战 ? 内因 ? 电子文件本身特点带来的挑战 ? 外因 ? 电子文件管理带来的挑战 5 电子文件管理 典型案例 ? 德国：原东德产生的包括行政文件、监狱登记册、 人事案卷在内的成千上万份电子文件无法识读。 ? 美国：1999年美国NARA约43000份电子邮件被误删 除；2007 年白宫承认500万封机密电子邮件丢失。 ? 法国：法国国家档案馆一大批电子文件无法读取。 ? 中国：1982年第三次全国人口普查绝大部分原始数 据丢失 6 2 2014/5/11 电子文件管理 3：国外电子文件管理发展趋势 ? 建立基本信任 ? 纳入总体规划建设 ? 规范建设 7 电子文件管理 建立基本信任 ?美国 ?以什么形式形成的文件就以什么形式保存”，“以电子 方式保存电子文件”已成为共识。NARA对于相同内容的文 ， ， 。 ?加拿大 ?LAC只接电子文件进馆。 ?丹麦 ?明确提出国家将全面使用电子文件替代纸质文件，提出 国家档案化控制的理念。 8 电子文件管理 纳入总体规划 ? 美国 ? 《电子政府法案》(2002)将电子文件管理纳入电子政府 运行框架； ? 《美国联邦机构文件管理框架》旨在将法定的文件管理 要求集成到机构工作流程和信息系统之中; ? 英国 ? 《电子政务环境下电子文件管理的政策框架》（2001） ? 澳大利亚新西兰 ? 将电子文件管理作为政府绩效评价与审计的内容与依据 9 3 2014/5/11 电子文件管理 规范建设 ? 美国 ? 2011年奥巴马签署总统备忘录《政府文件管理》，CRO ? 2002年7月颁布了《萨班斯-奥克斯利法案》，规范上 市企业文件管理。 ? 加拿大 ? 修订了《信息管理政策》（2007），授权LAC对电子文 件实施全程管理，指导政府管理中电子文件管理标准 的制定与实施 ? 其他 ? ISO15489（文件管理） ISO23081（元数据） ? ISO14721（长期保存） ISO/TR26122（工作过程分析） 10 电子文件管理 4：我国电子文件管理国家战略 ? 1996年国家档案局成 研 究领导小组 ? 2008年人大团队《关 管 理的报告》送呈中央 此做 了重要批示 ? 2009年12月两办印发 》 ? 2010年2月国家电子文 成 11 电子文件管理 相关著作 12 4 2014/5/11 电子文件管理 二、电子文件管理基本知识 ? 概念 ? 特点 ? 种类 ? 相关规范 13 电子文件管理 概念定位 DOCUMENT ? 文档，最宽泛的含义 ? 文档管理特别关注提供利用、系统流程和 版本控制 RECORD ? 文件，业务活动的固化物 ? 文件管理关注文件的真实性、可靠性、完 整性和可用性。 ARCHIVES ? 档案，长期和永久保存的文件 ? 档案管理重在长久保存和历史价值 14 业务系统 BS 电子文件管理系统 ERMS 生成或管理业务活动数据 的自动化系统，旨在为机 构和用户之间开展业务提 供便利。业务系统的文件 管理注重业务流程、版本 电子文件管理系统是针对 用于维护和处置文件活动 而专门设计的系统，维护 文件内容、背景、结构以 及文件之间的联系，维护 文件的可用性和凭证价值 ISO15489 MOREQ 数字档案馆 DA DOD5015.2 数字档案馆是维护档案文 件长久保存的可信数字仓 储。（TDR) OAIS TRAC LIFE PDS 5 2014/5/11 电子文件管理 2 电子文件特点 ? 信息的非人工识读性 ? 系统依赖性 ? 信息与特定载体的可分离性 ? 信息存储的高密度性 ? 多种信息媒体的集成性 ? 信息的可操作性 16 电子文件管理 3 电子文件的种类 按信息形式分 ?文本文件 TEXT ?数据文件 DATA ?图形文件 GRAPHIC ?图像文件 IMAGE ?视频文件 VIDEO ?声音文