公司档案的分类与整理方法.docVIP

档案分类与整理 档案整理工作 ? 档案整理 按照一定的原则与方法，对处于零乱状态的 和需要进一步条理化的档案实体进行系统分类、 排列和科学编目的一项业务工作。 ? 档案整理方法： 以卷为管理单位 以件为管理单位 ? 档案整理一般程序 从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全 宗 全宗内档案分类 立卷（或按件装订） 案卷 （或件）的排列与编号 编目 排架等步骤。 、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或 个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一 起，反映了各单位历史发展的面貌。 、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按 其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别 类，并按照一定办法排列。 制定档案分类方案 综合档案室（按门类分类） 综合档案室 文书 科技 会计 业务 特种 档案 档案 档案 档案 载体 党 务 类 行 政 类 人 事 类 计 划 信 贷 监 察 稽 核 业 务 管 理 群 团 类 类 类 类 综合档案室（按职能分类 ） 综合档案室 行 党 人 基 人 特 政 群 事 业 本 科 设 会 事 种 管 管 教 务 建 研 备 计 档 载 理 理 育 类 设 类 类 类 案 体 类 类 类 类 类 类 综合档案室（按职能分类 ） 高校综合档案室 党 群 管 理 类 行 政 管 理 类 经 营 管 理 类 人 事 类 科 研 类 基 本 建 设 类 仪 器 设 备 类 产 品 生 产 类 出 版 物 类 外 事 类 财 会 类 特 种 载 体 类 综合档案室（按职能分类 ） 企业综合档案室 行 政 党 群 经 营 生 产 技 产 科 学 技 设 备 基 本 会 干 部 管 工 管 品 仪 建 计 职 术 术 理 类 作 类 理 类 管 理 类 类 研 究 类 器 类 设 类 类 工 类 ?工业企业档案分类试行规则（国档发[1991]20号） 、立卷（件）：将归档文件按一定特征分门别类 地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件 材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和 装订等。 、案卷（件）的排列：将案卷按年度、组织机构 或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。 、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式 特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、 案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号 等。 档案整理工作的要求 ? 已办理完毕的，有保存价值的 ? 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之 间的有机联系 ? 区分不同价值 ? 便于档案的保管和利用 按《归档文件整理规则》进行整理 ? 归档文件的整理单位——件的界定 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿、文件处理单为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表、名册、图册等一册（本）为一件 来文与复文可为一件 文件修整 为保证档案能够长期保存和有效提供 利用，装订前必须对不符合要求的归档文 件材料进行必要的修整。 一般包括： ? 修裱规格较小或破损的文件； ? 复制字迹模糊或易褪变的文件； ? 折叠超大的文件； ? 去除文件上易锈蚀的金属物。 文件装订 ? 装订规则 归档文件应按“件”装订，装订时，正 本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原 件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件 在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本， 中文本在前，外文本在后。 ? 装订方法 线装 包角 分类 ? 分类方法： 年度分类法 机构 问题分类法 保管期限分类法 ? 分类方案： 、年度—机构（问题）—保管期限（例 、 ） 、年度—保管期限（例 ） ? 例 ：200 年：办公室…永久、3 年、1 年 人事处…永久、3 年、1 年 管理处…永久、3 年、1 年 …… 200 年：办公室…永久、3 年、1 年 人事处…永久、3 年、1 年 管理处…永久、3 年、1 年 …… 200 年：…… ? 例 ：200 年：党群类…永久、3 年、1 年 业务类…永久、3 年、1 年 行政类…永久、3 年、1 年 …… 200 年：党群类…永久、3 年、1 年 业务类…永久、3 年、1 年 行政类…永久、3 年、1 年 …… 200 年：…… ? 例 ：200 年：永久、3 年、1 年 200 年：永久、3 年、1 年 200 年：永久、3 年、1 年 …… 排列 ? 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按 事由结合时间、重要程度等排列 会议文件、 统计报表等成套性文件可集中排列。 、同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。 、不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。 编号 ? 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在 文件首页上端的