山东财政学院档案工作制度汇编新编印刷.doc

山东财政学院档案实体分类法 编 制 说 明 一、编制目的 为了适应我校档案工作日益发展的需要，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，促进整体业务建设的深化，为档案现代化做准备，充分发挥档案的作用，更好地为学校工作和社会主义建设服务，特编制本办法。 二、编制原则 （一）体现思想性 档案工作是党性、政治性很强的工作。我校档案实体分类体系结构、类目设置、序列编排，以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。坚持党的“一个中心，两个基本点”的基本路线的原则精神，从实际出发，突出教学、科研档案在我校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期学校职能活动的新情况、新特点。 （二）符合科学性 本法规定的各项内容，力求实事求是，符合学校档案工作的实际，遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论与实践的结合方面，有较强的科学性，力求有所发展，有所创新。 1．类目设置有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。 2．类目排列，档号结构的确定符合逻辑原则。充分考虑到档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。做到各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。 （三）重视适用性 为了方便掌握使用，本法在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。 三、体系结构 本法由编制说明和主表两部分组成。 编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明，是使用本表的指南。 主表由类目、标识符号、注释等组成。 （一）一级类目的划分与标识 一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目，三个特殊类型档案一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下： DQ 党群 主要包括学校党群部门和各二级部门在党群工作中形成的文件材料。 XZ 行政 主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、出版、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。 JX 教学 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。 KY 科学研究 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。 CP 产品生产与校办产业 主要包括产品生产、校办产业管理及活动过程中形成的文件材料。 JJ 基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。 SB 仪器设备 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理作用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。 CB 出版 主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。 WS 外事 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。 CK 财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 三个特殊类型档案一级类目 SX 声像 主要反映学校历史发展和主要职能活动中的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、胶片等各种非纸质材料及相应的文字材料。 SW 实物 主要包括学校在公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品、党和国家领导人以及来宾来校视察、访问时题写或赠送的字画、学校教职工创作的获省、市级以上奖励的书画作品、学校各部门或个人在学术研究和其他各种活动中获得的省、市级奖励的奖状、证书、证章、奖杯和其他具有纪念意义的实物。 RW 人物 主要包括学校历任校级领导干部、学科带头人、知名人士和著名校友等在各种重要活动和进行学术研究时形成的文件材料。 一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母；如：“XZ”即“Xing Zheng”（行政）的简称。 （二）二级类目的设置和标识 二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置，一经确定，不得随意变动。 二级类目的标识，采取“双位制”。如“综合”为“11”，其余二级类目依层次累为12、13、……、99。 （三）三级类目的扩展和标识 在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，根据需要和可能，扩展三级类目，其标识方法与符号和二级类目相同。 四、档号的编制 （一）档号： 是存取档案的代号，排架的依据。必须反映档案的分类体系和物理位置。 （二）档号编制的原则： 必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。 （三）档号结构、模式和标识 1．档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。 年度号由四位阿位伯数字组成。 分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成