文件管理制度(20200612013901).pdf

文件管理制度 1 目的 为建立健全公司文件管理制度，规范文件制作、发文、收文、保管及 存档流程，提高文件形成和使用的效率，保证文件长期有效保存，确 保公司经营管理活动信息畅通， 充分发挥公文在各项工作中的指导作 用，保障公司各项经营管理政策的落实，特制订本制度。 2 适用范围 2.1 本制度适用于公司各种行政类文件的管理； 2.2 以公司名义进行的发文： 2.3 各部门以本部门名义发出或下发的文件，以及各部门收到的外 来文件，参照本制度执行。 3 职责 3.1 管理部：公司行政类红头文件的归口管理部门，负责公司级行政 类文件的校核、缮印、发文、收文等工作； 3.2 科技管理部：公司制度文件的归口管理部门，负责公司级制度类 文件的校核、缮印、发文、收文等工作； 3.3 各部门：负责本部门职责范围内文件的草拟、组织评审、会签、 修订与审稿工作； 3.4 各部门分管领导：负责所分管部门文件的签发、外来文件的批阅 等工作。 4 发文流程 4.1 拟稿 4.1.1 文件的提出部门为拟稿人，负责文件的起草； 4.1.2 文件的草拟，应符合公文行文规范， 情况要确实，观点要明确， 文字要精炼，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力 求简短，编辑格式要全篇统一； 4.1.3 文件草拟完成，拟稿人填写《文件拟制审批单》中相关内容， 在拟稿人处签字后随文件一并转入审稿流程。 4.2 审稿 4.2.1 由拟稿部门负责人对文件进行审稿； 4.2.2 审核的重点是行文的必要性， 法规的符合性， 内容是否真实可 靠、明确具体、切实可行，行文关系、公文格式是否正确，文字是否 规范； 4.2.3 审稿完成，审稿人在《文件拟制审批单》审稿人处签字； 4.2.4 需要其他部门评审或会签的文稿， 须经其他部门评审或会签审 核通过后，由会签人在《文件拟制审批单》会签人处签字。 4.3 校核 拟文部门应向管理部提交电子文档和书面文档， 由管理部对需签发的 文件进行文字校核， 检查行文的语言和格式是否符合公文规范， 如有 文字和格式上的问题， 应进行修正； 若发现内容上有不明确或争议的 地方，须及时与拟稿部门进行沟通确认，并提出修改建议；文稿校核 完毕后，由校核人在《文件拟制审批单》校核人处签字，并将校核后 的文稿返回拟稿部门。 4.4 签发 4.4.1 经过管理部校核签字的文件， 由拟稿部门报送分管拟稿部门的 分管领导对拟制文件进行审批签发； 4.4.2 审批时如有修改， 由文件拟稿部门按审批意见完成修改， 审批 稿为终审稿，原则上任何人不得再行改动； 4.4.3 文件通过审批或完成修改，分管领导在《文件拟制审批单》上 签发。 4.5 发文格式 4.5.1 公司各类文件发文均须采用公司拟定的统一文件头格式； 4.5.2 须按照公司《红头文件格式》要求进行的发文： 4.5.2.1 公司（ ** 司）对外的重要行文应使用红头文件； 4.5.2.2 公司对内下发需要遵照的决定、决议、纪要、任命、通报等 使用红头文件； 4.5.2.3 红头文件仅用于公司级文件，无部门级的红头文件； 4.5.2.4 红头文件由管理部统一分配文件号，其中文件号由发文机关 +年份 +序号组成（序号不编虚位） 。 4.5.3 以公司名义对内下发的须要遵照执行的各类制度、规定、规 范采用 《管理标准文件模版》要求进行发文，发文时需进行文件编号、 编号由科技管理部标准化组统一分配， 版本号、 部门号及修改次数标 识详见《企业标准体系表及企业标准文件编号规则》 。 4.5.4 以公司名义或各部门名义行文解决一般性事项的通知、说明 等，可使用分别以公司名义或部门名义按公司《便签格式》要求进行 发文。 4.6 缮印 4.6.1 经过签发的文件，由拟文单位送交管理部，管理部在《×× ××年发文总目录》台账上记录行文日期、文件号、文件名称和拟文 部门等； 4.6.2 管理部根据