工作沟通及企业微信管理制度2019.pdf

（九）工作沟通 1、目的 为保障线下工作沟通秩序及线上工作沟通效率， 提高办公自动化水平， 维护 沟通及信息安全，特制定本制度。 2、范围 适用于集团公司及各分子公司全体员工。 3、职责 3.1 行政管理中心 负责沟通秩序的监督及企业微信的管理、维护、培训和。 3.2 人力资源中心 负责定期及时提供架构及团队成员最新信息， 以便与企业微信内信息维护更 新。 3.3 各部门负责人 负责监督本部门员工企业微信的使用及制度遵守， 负责权限范围内信息流的 审核、签批。 3.4 总裁 负责权限范围内审批流的审核、批准。 4 、定义 无 5、程序 5.1 沟通原则 a) 情绪平和：沟通时不能带有任何可能损害沟通效果的情绪（包括愤怒、 抱怨、讨好、过度兴奋等） ； b) 积极正向：沟通时永远保持理解、支持、改进的心态，不使用负面的语 言（包括消极的、恐吓的及带侮辱性的语言和身体语言） ； c) 相互尊重：认真、全面地听取对方的陈述，不可随意打断他人发言或对 发言者吹毛求疵； d) 正直真诚：沟通时要坚持遵重事实、维护公司利益、遵守公司制度的原 则，不能拿原则作交易，不说假话，不阴奉阳违。 5.2 企业微信管理和维护 企业微信的管理和维护由行政管理中心负责，主要工作有： a ）管理系统成员、信息维护、权限设置等； b）按照相关的具体工作流程和制度在系统中进行搭建、测试； c ）负责企业微信公文的发布及审核； d ）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用部门在使用过程中出现 的新情况、新问题； e ）对各使用部门及人员的使用疑难做培训； f ）对企业微信管理制度落实的监督及处罚。 5.3 企业微信使用规定 a ）审批人必须保持打开企业微信， 通过电脑端或手机端处理相应审批事项； b）涉及公司重大战略等机密文件及财务报表类数据不得使用此软件，须以 纸质文件或企业邮箱方式发送； c ）使用人需妥善保管好个人帐号、密码，软件中的提交、审批等操作视同 本人书面确认； d ）审批流发起人应严格按照线下的审批权限发起审批，如有违反，审核人 应及时发现、 指正并退回； 如果发起人及审批人违反审批流程， 该申请视为无效， 需重新发起； e ）禁止审批发起人直接以附件形式发起审批，必须在提交附件的同时，在 审批中充分阐述附件内容及申请的原因、各项要素，否则各层级审批人应驳回、 拒签。举例：员工申请请假时， 应说明请假原因、 时间、职务代理人及代理事项， 没有作说明的，该请假申请无效； f ）各审批流程所涉人员，在接收到待办事项后，应在 0.5 个工作日内处理 审批事项。 凡因非客观因素不能及时审批的， 应不超过 1 个工作日； 若遇紧急业 务，流程发起人可通过短信或电话告知审批人员； g ）为保证及时获取审批事项及通知文件，所有人员原则上应该全天在线； h）各部门领导及员工在处理审批、填写意见时必须将意见写清楚，交给谁 办理，如何办理，此文件是如何落实的，将落实意见一并写上进行归档； i ）员工须保管好自己的账号密码密码，不得泄露给他人，防止他人非法使 用，更不得授权他人使用审批、 代打卡等。 由于密码泄漏造成的损失由本人负责； j ）每位员工要保证通过企业微信发布、流转的信息和文件的内容完整、准 确、规范， 并对所发布的内容和审批的内容负责。 在企业微信中的意见和审批与 书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守； k ）因个人原因未登陆和使用企业微信，不能及时处理相关工作，造成的责 任由自己负责； l ）企业微信中的各分类公告通知均由有权限人员予以发布和更新，具体内 容由本单位负责人确定， 公告通知内