XX制药有限公司管理文件编制、审核、发放管理规定.pdfVIP

XX 制药有限公司 编号： HR -001-A 页数： 10 页 管理文件编制、审核、发放管理规定 发文日期： 1、目的 本制度旨在规范 XX 制药有限公司除 GMP、质量认证体系外的公司管理制度文件的编制、审核和管理。 2、编制、审批和适用范围 本文件由办公室编制，经各副总会签，总经理审批，适用于公司所有部门。 3、术语 管理文件制度 管理文件分为二层，第一层级是管理流程层，是反映企业资源管理的管理层级，主要关注企业运行标 准、 效率和费用控制问题， 包含人力资源管理、 财务管理、 行政管理等业务内容： 第二层级是经营流程层， 是反映企业日常经营活动的管理层级，主要关注企业各职能部门日常运作的规范化，包含生产、质量、采 购、工程、销售和仓库等业务领域内容。 4、责任 办公室负责本管理规定文件的编写与修改； 总经理负责审批。 5、规定 5.1 文件编制 5.1.1 管理制度、规定、流程： 5.1.1.1 各部门在制订相关管理制度、规定、流程等管理文件的过程中，须参照 GMP、质量体系文件 的内容规定，叠加部分必须保持同步修改；如果出现不一致的情况执行体系文件。 5.1.1.2 采用正规格式进行编制，内容涉及其它部门的需经相关部门会签，会签完毕后，交由分管总 经理审核，总经理签批，办公室进行分发与存档。 5.1.2 质量体系（各种认证体系）文件：由质量部（认证体系责任部门）按照相关规定进行控制。 5.1.3 红头文件、通知等由办公室统一管理。 5.2 格式规范 文件编制需本着篇幅灵活控制，注意细节，具体格式如下： 5.2.1 管理制度、规定、流程 5.2.1.1 采用格式： 1、目的； 2 、编制、审批和适用范围； 3、术语； 4、责任； 5 、规定； 6 、其它适 用资料及备注； 7、存档文件； 8 、更改服务； 9、分发； 10、附件。 5.2.1.2 页面设置：上、下、左、右各 2cm 的距离，左右距离对称，行距 1.5 倍；主体内容字体宋体 第 1 页，共 10 页 五号，段落 1.5 倍行距；每段首行缩进两字距离（序号标题可除外） 。 5.2.1.3 文件标题：文件题目居于页面顶端正中央，字体黑体，字号三号。 5.2.1.4 文件内容层次标准编号：依次为“ 1”、“1.1 ”、“1.1.1 ”、“1.1.1.1 ”，不得对层次标记使用 数字序号以外的其它标志（段落序号、内容标题及注释可根据情况决定是否加粗） 。 5.2.2 红头文件、各种体系文件按照责任部门的固定格式执行。 5.3 文件编号 5.3.1 红头文件：各部门使用时到办公室查询编号。 5.3.2 体系文件：按照相关规定执行。 5.3.3 管理制度、规定、流程：编号 HR-001-A(HR 为部门名称简写； 001 即文件发放顺序编号，依次 为 002 、003…； A, 为文件版本号，第二版为 B，依次为 C、D…… ) 。 5.4 文件发放与修改 5.4.1 文件审批完成后，办公室进行文字与格式修正，并与文件起草部门确定文件发放范围，进行打 印并加盖公章，建立《公司文件管理台账》 ，保存审批件。 办公室发放文件后，由文件接收部门在《文件 发放签收表》上签收。 5.4.2 公司管理文件由办公室控制发放，未经办公室受控的管理文件一律无效，各部门在执行过程中 应以“公章”为准。 5.4.3 制度文件执行后，如制度使用部门发现制度文件有不当或不符合实际情况之处，可填写《制度 修改申请表》 ，将制度文件修改附在表后，提交总经理