机动车环保检测企业检测档案管理制度.doc

机动车环保检测企业检测档案管理制度 第一条?目的 为了规范公司档案的收集、整理和管理，有效地保护和利用归档文件， 确保信息完整、安全，便于信息共享和溯源。 第二条?适用范围 适用于本公司技术档案的管理。 第三条?职责 1、行政管理部负责公司的档案保存、管理，按期分别收集、保管各部门 移交的挡案，按规定借阅、复制、销毁挡案，确保归档文件的完整性、保 密性。 2、各部门指定专人按归档文件整理的要求收集、整理、保存本部门归档 文件，并按时完成归档移交工作。 3、人力资源部负责公司人员技术档案、培训记录的收集归档。 4、行政管理部负责行政、文书档案及外来文件的收集归档。 5、财务部负责财务档案的收集归档。 6、设备部负责公司仪器设备档案及相关资料的收集归档。 7、生产技术部负责公司质量体系运行及相关技术资料的收集归档。 8、检测站负责本部门的设备运行记录、外检单及相关资料的收集归档。 第四条?归档文件要求 1、各部门归档文件要按年度、保存期限、资料属性进行分类编号、排列、 装订后统一装盒（同类文件装?1?盒或多盒），盒的侧面有分类目录、年号 及保存期限（年），分类目录字体要统一（宋体加黑，10?个字以内用?48 号字体，多于?10?个字用小初字体）。 2、归档文件盒内有分类目录与子目录，子目录内容包括序号、文件名称、 份数、页数、原件/复印件、文件整理人姓名等，归档文件应与目录相符， 准确、完整（需要时附电子版文件），对破损的文件应进行修整，字迹模 糊或易褪变的文件应予复制。 3、各部门文档管理员于每年3月30日之前按照《归档文件要求》向行政部 档案室移交归档文件，移交时，需有相应的归档文件移交记录，记录内容 包括序号、归档文件分类目录、移交人、移交日期、接收人、接收日期， 同时还需要移交电子版归档文件移交记录。） 第五条?各部门档案管理办法 一、行政管理部 1、收集归档文件内容 ①?各部门按年度移交的归档文件（以盒分装，外检单装订成册）。 ②?各类行政文书归档文件。 ③?公司会议记录（包括生产调度会记录）。 2、归档要求 ①?每年?3?月?30?日前完成收集各部门移交的符合要求的归档文件，确认 后按部门分柜存放，便于查找。 ②?各类行政文书归档文件每?6?个月归档存放。 ③?公司各类会议记录等按年度归档存放。 二、人力资源部 1、收集归档文件内容 ①?收集公司员工外出培训申请、培训记录、证书以及公司以红头文件下 发的任命、奖惩等。 ②?收集新增人员的资料并建立人员技术档案。 ③?公司年度培训计划、公司全员培训记录。 ④?公司员工考勤记录。 2、归档要求（分?3?类移交?2?类至行政部） ①?公司员工技术档案在本部门存放无需移交，将收集的公司员工外出培 训申请、培训记录、证书以及公司以红头文件下发的任命、奖惩等及时存 入个人技术档案，对新增人员建立人员技术档案。 ②?公司的全员培训计划与培训记录于每年?3?月?30?日前移交至行政管理 部存档。 ③?公司员工考勤记录每?6?个月移交至行政管理部存档。 三、设备管理部 1、收集归档文件内容 ①?仪器设备年度检定/校准证书。 ②?各条检测线仪器设备的动态记录包括年度检定计划（经检测站负责人 签字）、期间核查（标定）计划、核查方案、核查记录、安全检查计划、 安检记录、设备维护保养计划、维护保养记录，设备维修/位移申请、设 备维修/位移记录、设备停用/启用/报废申请、服务验收单。仪器设备使 用运行记录、 ③?检查、整理检测站移交的仪器设备使用记录。 ④?仪器设备（包括耗材）购置申请、仪器设备/耗材验收记录。 ⑤?服务与供应商的登记、供应商评价记录。 ⑥?对新增检测线及新增设备按《仪器设备管理程序》建立设备档案。 ⑦?本部门培训记录。 2、归档要求（分?3?类移交?2?类至行政部） ①?以检测线为单位建档的仪器设备归档文件（包括新增检测线的建立设 备档案）在本部门存放无需移交行政部，仪器设备检定/校准证书按年度 存入各线归档文件盒内保存。 ②?其它记录均以年度为单位分盒（期间核查标定、维护维修、设备使用 运行记录、设备位移、停启用、报废记录、部门培训记录）存放，于每 年?3?月?30?日前移交至行政管理部存档。 ③?仪器设备（包括耗材）购置申请，服务与供应等相关资料于每年?3 月?30?日前移交至行政管理部存档。 四、生产技术部 1、收集归档文件内容 ①?公司的生产调度计划与执行记录。 ②?客服记录、申诉和投诉调查表、申诉和投诉处理报告等记录。 ③?检测站内与检测站间的年度检测比对计划、检测实施方案、比对技术 报告。 ④?年度质量监督计划、监督检查记录，纠正措施记录表、预防措施记录 表。 ⑤?年度内审计划、内审实施计划、检查表、不符合项报告、汇总表、内 审报告。 ⑥?年度管理评审计划、管评实施计