艾科特客房管理系统操作手册.pdf

管房管理系统操作手册 1. 操作说明约定 1.1. 相关概念 ● 散 客：是一般零星客人的总称。 ● 会 员：在宾馆的入住频率较高的客人，一般可以享有宾馆规定的各种优惠。 ● 协议单位： 指跟宾馆签订价格和服务协议的单位， 协议单位宾客入住宾馆按照协议价格 进行结算。一般不交押金，由财务收款。 ● 联 房：联房主要用于团队和同时开多间房。 ● 钟 点 房：酒店在白天临时提供给客人休息 ,不过夜的情况。可以定义钟点房房价。 ● 凌 晨 房：宾客凌晨入住宾馆 ,相对天房房费较为便宜。可以定义凌晨房房价和生效时 间段。 ● 宾客续住：即补交押金，押金不足和延长客人预离酒店的时间等情况都适合这类操作。 ● 冲 账：处理或检查账务处理的过程中，发现处理过的业务中由于某一笔会计分录处理 不恰当， 需要进行更正， 为保持调账的完整性， 将此笔会计分录用红字原封不动的进行更正 冲回，再重新进行正确的账务处理。 1.2. 软件界面说明 2. 基本操作 2.1. 进入客房 管理系统 双击桌面上的 即可打开宾馆管理系统客户端，出现对话框（如图 1） ，正确输入【用户 名称】和【用户密码】这两项信息后，单击 确 定 即可进入宾馆管理系统。首次进入系统 前，用户需校正电脑操作系统的时间； 正常使用后严禁更改操作系统的时间。 确保客户端运 行时，客户端正常运行首次进入系统时，用户名为 admin ，密码为 8888 。 2 2. 退出客房管理系统 宾馆管理系统支持多种不同的退出方式，常用的有以下两种： （1）执行 系统中 → 退出 系统，系统提示“您确定要退出系统吗？” ，单击确定即可退 出。 （2 ）单击系统右上角的 X 按钮，系统提示同样的信息，单击确定即可。 （3 ）也可以执行 系统中 → 锁定系统 暂时中止系统操作。 3. 系统设置 3.1. 菜单位置 在系统窗口的菜单栏中找到 ． （如图 2 ） （图 2 ） 3.2. 用户单位设置 执行 系统设置 → 系统选项 弹出设置的对话框 （如图 3） ， 用户单位信息包括： 【酒 店名称】 ， 【电话号码】 ， 【传真号码】 ， 【酒店代码】 【单位地址】等酒店信息．单击 确 定 即可保存 设置，用户单位信息可以根据我们的需要在打印表单时提示出来． （图 3） 3.3. 系统设置 执行 系统设置 → 系统设置， 弹出系统设置的对话框， （如图 4 ）在 系统设置中可对以 下内容进行设置： (1) 预定管理设置： 可以设置默认到店时间， 住店时间， 预定保留时间， 预定启用时间， 预定过时取消方式 （如图 4 ） 注： 表示该选项被选择，反之则不选 (2) 前台设置 a. 默认住店时间设置 b. 登记入住单的打印设置 c. 不同双击房态图的设置 d. 入住单的说明设置 如下图： （3 ）收银管理设置：押金单打印方式和格式，结帐单打印方式和格式，自动夜审，欠费条 件，交班模式等设置。如下图： (4) 门锁设置 : 如果您的酒店已经装了智能门锁系统， 我们的软件和酒店门锁系统进行联 动，在客人入住酒店时能在酒店管理软件中制作房卡， 减少收银人员的工作强度同时， 加强 了酒店的管理，