时间管理的法则.pdfVIP

时间管理的法则 一、效能管理法 分析事件的重要与紧急情况， 就是阐释效率和效能的关系。 根据轻重缓急可以将事件分 为四类，如图 1 所示： 图 1 象限时间管理法示意图 1. 四象限时间管理 A 类事件既重要又紧急， B 类事件重要但不紧急， C类事件紧急但不重要， D 类事件既 不重要又不紧急。 处理这四类事件的顺序依次是： A 类事件→ B类事件→ C类事件→ D类事件。 在管理者的工作中，纷至沓来的 A 类事件总是让人感到棘手，为什么会出现如此多的 A 类事件？是哪个环节没有做好呢？ A 类事件频发的原因 管理专家研究发现， A 类事件一般是由错误处理 B 类事件导致的，也就是说，当重要但 不紧急的事件未得到妥善处理时，就会越来越紧急，随着时间推移，最终转换为 A 类事件， 当转化发生后， 经理人只能停下手边的工作， 全力以赴地处理 A 类事件， 之后再回到原来的 工作上。这种管理不善的情况就不停地循环出现在经理人的时间表。 值得注意的是， 人们往往未能妥善处理 B 类事件的原因是被 C 类事件遮住了眼睛。 经理 人往往要花费 50%左右的时间处理琐碎的杂事，也就是 C 类事件，又花费 50%左右的时间处 理 A 类事件，于是经理人就在 C类事件和 A 类事件之间来回奔波， 成了时间管理的救火队员， 将 B 类事件扔在一边，无暇顾及。 避免转化的方法 要想避免 B 类事件转化为 A 类事件，一般可以采用的方法包括： 压缩 ：完成事件的核心，或简化完成该事件的步骤。 替代 ：寻找比此事件更重要或更紧急的事件，或以更有成效的事件代替该事件。 授权 ：将事件的处理权授予他人，由他人代为处理。 先做 ：依照重要性区分事件，相对于 C 类事件来说，先做 B 类事件。 舍弃 ：舍弃重要程度和紧急程度都不高的部分事件，用更多时间完成其他工作。 增加 ：增加时间和工作量，全力以赴地完成重要事件，使处理结果更加完美。 改进 ：改进部分事件的性质，尤其需要将 A 类事件改成 B 类事件。 杜绝 ：杜绝不重要且不紧急的事件的发生。 确保 ：确保重要事件能保质保量地按时完成。 聚焦 ：安排专门的时间段，集中精力处理重要事件。 少做 ：不重要的事件要尽量少做。 不做 ：不予理睬既不重要又不紧急的事件，甚至可以牺牲部分利益。 时间分配 对于四类事件，经理人要掌握好时间分配的尺度。合理的时间分配如图 2 所示： 图 2 时间分配示意图 对于既紧急又重要的突发事件，需要安排 20%-25%的时间，且一定要控制在 25%以下； 对于重要但不紧急的事件，需要安排 65%-80%的时间，也就是将绝大部分时间花费在这类工 作上， 把重要但不紧急的工作当做既紧急又重要的工作去做； 对于紧急但不重要的工作， 需 要花费 15%的时间处理；对于既不紧急又不重要的工作，则要花费 1%甚至更少的时间去做。 2. 艾森豪威尔的时间管理原则 艾森豪威尔认为，对 A、B、 C、D 四个象限的工作应该采取不同的应对措施，如图 3 所 示：