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实用标准文案 Word 邮件合并入门教程 一、主要功能 在日常工作中，我们经常会遇见这种情况：处理的文件主要内容基本都是相同的， 只是具体数据有变化而已。 在填写大量格式相同， 只修改少数相关内容， 其他文档内容 不变时，我们可以灵活运用 Word 邮件合并功能，不仅操作简单，而且还可以设置各 种格式、打印效果又好，可以满足许多不同客户不同的需求。 具体地说就是在邮件文档 （主文档）的固定内容中， 合并与发送信息相关的一组通 信资料（数据源：如 Excel 表、 Access 数据表等） ，从而批量生成需要的邮件文档，因 此大大提高工作的效率， “邮件合并”因此而得名。显然， “邮件合并”功能除了可以批 量处理信函、 信封等与邮件相关的文档外， 在我们实际工作主要应用范围为： 批量生成 报告，以及批量生成企业函证，以及在固定模版情况下的意见书等有广泛的应用。 二、软件要求 已安装 Word 、 Excel2002 以上的版本 三、步骤 1 、准备好数据源 （如何取得数据源？） 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表， 其中包含着相关的字段和记录内容。 数据 源表格可以是 Word 、Excel 、Access 或 Outlook 中的联系人记录表。 在实际工作中， 数据源通常是现成存在的，在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而 不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。 如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用 Word 、Excel 、 Access 都可以，实际工作时，常常使用 Excel 制作。 精彩文档 实用标准文案 2 、建立主文档 （一个对于是否使用以及在使用中如何组织数据的一个思考过程） “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、 信函中的对每个 收信人都不变的内容等。 使用邮件合并之前先建立主文档， 是一个很好的习惯。 一方面可以 考查预计中的工作是否适合使用邮件合并， 另一方面是主文档的建立， 为数据源的建立或选 择提供了标准和思路。 3 、把数据源合并到主文档中 （文档与数据源的连接问题） 前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了， 表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导” 进行，使用非常轻松容易。 这是邮件合并的最基本步骤， 理解邮件合并主要还是一个对于问题的思考过程， 而邮件合并 这个功能的设置主要解决的是计算机处理问题，其中如何组织数据需要你进行思考 思考： 我们要取得什么样子的结果？ ――――目的 我们目前拥有什么样子的数据？－―――材料 如何使用邮件合并功能？ ―――工具 一句话： 我们使用什么样子的工具能够把材料加工为我们需要的目的文档？ 四、实例 1、 背景资料： XXX 花苑物业管理公司需要通过对每家业主分别发放书面通知单，来 收取 7 月份物业管理费，及代缴的水电费。 2 、 准备资料一：基础数据源 我们首先需要对给需向每家业务收取的各项费用明细在 Excel 中做一个汇总表，如 精彩文档 实