excel文档编写技巧 文档.ppt

? 2007, ZTE Corporation. All rights reserved. 1 应用 excel 的技巧 ? 2007, ZTE Corporation. All rights reserved. 大纲 一、使用心得 二、个人的使用技巧小结 三、工具手册 四、进阶 五、高级技巧展示 ? 2007, ZTE Corporation. All rights reserved. 3 个人使用心得 ? Excel 的数据统计处理功能异常强大，一句话：没有做不到，只 有想不到。非常适合做动态的记录性工作。 ? 文档的编写质量是由编写者对文档质量需求决定的，掌握技巧并 非决定性因素。编写者的需求是使用技巧的动力。 ? 好的 Excel 文档 = 完备、真实、录入方便的原始数据 + 合理的自 动的数据统计 + 清晰的便于阅读的 结论 ? 技巧的使用必须考虑效率，将华丽的技巧使用在特定的某篇文档 中没有必要，建议仅对模版类文档加大技巧使用的投入； ? 接下来我们要学习的是 如何让原始的数据方便的录入，如何让 原始数据 自动的统计 并自动输出阅读愉快的 结论。 ? 2007, ZTE Corporation. All rights reserved. 大纲 一、使用心得 二、个人的使用技巧小结 三、工具手册 四、进阶 五、高级技巧展示 ? 2007, ZTE Corporation. All rights reserved. 二、个人的使用技巧小结 1 、建表 大纲 2 、数据处理 3 、形成结论、输出报表 ? 2007, ZTE Corporation. All rights reserved. 6 建表的要求 ? 简洁明了，便于复制、粘贴、满足数据处理的格式要求。所有技 巧都要围绕这个要求来服务。 ? Excel 原始数据建表阶段： ? 不到万不得已，禁止使用合并单元格，原因： a. 因为合并单元格在数据处理时不支持部分操作； —— 合并会丢失数据； —— 单元格不同会无法排序； —— 很多统计函数要求单元格的大小要统一； b. 出现了合并单元格后，建表效率大大下降 —— 不同单元格之间不能复制； ? 建议在原始数据表格中，不要出现合并单元格； ? 可使用单元格填充颜色和边框颜色设置来实现合并的效果； 请注意 ? 2007, ZTE Corporation. All rights reserved. 7 建表阶段的常用技巧 ? 组和分级显示 ? 对象添加的技巧 ? 冻结窗口 ? 数据有效性 ? 进阶 建立分类下拉列表 ? 带公式的单元格的复制 ? 筛选 / 组合后的复制 ? 控件的使用 ? 注释 ( 图片 ) ? 2007, ZTE Corporation. All rights reserved. 二、个人的使用技巧小结 1 、建表 大纲 2 、数据处理 3 、形成结论、输出报表 ? 2007, ZTE Corporation. All rights reserved. 9 数据处理阶段的常用技巧 ? 不同单元格按照不同条件显示不同颜色 ? 视觉告警，适合对异常数据的自动提示 ? 整行 / 列的条件格式 ? 隐藏非法数据 ? 通过条件格式来隐藏非法数据最快捷 ? 数字求和 ? 单条件求和 sumif ? 多条件求和 sumproduct 、 sum(if()*(), 区域 ) 两种 ? 统计一个区域中不同值的单元格个数 ? 带公式单元格的复制 绝对引用符 $ ? 排序 rank 默认降序排列 ? 查找表 —— 归一化利器 / 条件筛选 ? lookup 数与一列或行比较，提取匹配数 —— 严重不推荐 ? vlookup 数与一个表格比较，提取匹配数 ? 2007, ZTE Corporation. All rights reserved. 二、个人的使用技巧小结 1 、建表 大纲 2 、数据处理 3 、形成结论、输出报表 ? 2007, ZTE Corporation. All rights reserved. 11 输出报表的技巧 ? 复合饼图 折线图 ? 复合饼图 非常适合数据成分显示