费用报销制度与流程.pdf

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费用报销制度及流程 一、目的 为了加强公司的财务管理工作,控制费用,提高效率,保证财务 支出审核审批管理健康、及时、有序地进行,现结合公司具体情况, 特制定本制度。 二、适用范围 本规定适用于公司全体员工。 三 、权责 各部门、 工厂执行本规定, 具体费用报销申请核定工作及报账结 算工作;相关部门主管、经理、各工厂厂长、总经理负责报销事项及 费用的核准;财务部负责费用的核对、报销等具体工作( 财务部在 执行报销过程中起监督作用, 只对符合有关制度规定、 提供完整报销 单据、经授权人核准的开支办理报销。费用报销必须依据合法单据, 严格审核白条、收据报销) 。 四、报销的具体要求 (一)、发票的基本要求 1 、发票必须合法、 真实、有效,取得的增值税专用、 普通发票 (含 电子发票)应在“购买方纳税识别号” 栏填写公司纳税人识别号或 统一社会信用代码 ,不符合规定的发票,财务部可不予报销。 2、发票内容须与实际交易内容完全一致,须开具货物或商品明细, 不得笼统填写“办公用品” 、“生活用品”、“食品”、“劳保用品“等, 1 如因特殊情况未取得正常出具的发票而以其他发票代替, 须咨询财务 部。 3、发票不得涂改、挖补、大小写金额必须相符,字迹清楚。发现发 票有误,应当退回重开。 4、要用回形针、夹子分类、整齐地附在报销单后面,防止原始凭证 在传递过程中丢失。 5、无论何种原因遗失原始票据的费用一律不予报销,一切损失由当 事人自行承担。 6、对下列不符合规定的发票(票据) ,不得作为合法会计凭证,财务 部有权拒绝办理相关报销手续。 1)填写项目不齐全、内容不真、字迹不清晰、没有加盖填制单位 印章; 2)发票收据内容涂改; 3)发票金额、内容填写有误的,出具票据不完整; 4 )一式几联的原始票据,报销联未复写; (二)、报销单的填写要求 1、必须按报销费用单的要求填写相关内容。 2、报销事项的内容、用途说明必须清晰准确,并注明费用归属(属 于哪个部门、 工厂或项目, 便于分类核算),必要时附清单详细说明, 所有费用发生前须事先征得部门经理或工厂厂长口头或书面批准, 否 则财务部有权不予报销,将自行承担费用,如无法取得发票,经办人 应填写招待费事项证明清单, 并归属那个项目, 签字证明后交部门负 2 责人、厂长审核后交财务部方能取得报销款。 3、报销金额大小写必须一致,不得涂改,不得使用铅笔、圆珠笔、 红色墨水填写。 4、财务在审核时按相关制度有权去除不符合要求的票据(如白条、 不符合要求的发票等) ,可以核小报销金额;但审核金额超过报销金 额时,应退回经办人重填或按申报金额报销。 (三)、其他报销附件要求 1 、除发票外,其他附件必须合法、合规,有关责任人的签字审批, 有实物的报销单据需列出实物明细表并由验收人验收签名, 低值易耗 品等需入库的还需附入库单。 (四)、报销的时效要求 1、当月费用必须在次月 1 0 日前报销, 节假日顺延; 2、财务部出纳在规定日期通过现金或网银转账到报销人的银行账户; 3、费用报销应严格按报销时间规定办理,不得延迟,否则财务部不 予办理。 (五)、报销审批付款流程要求 1 、经办人:根据本公司实际业务需要,所有费用发生前须事先征得 部门经理或工厂厂长口头或书面批准, 在费用事项发生后, 按照报销 流程管理要求分类整理原始凭证,填写报销单,交部门、工厂负责

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