档案管理系统作业指导书.pdf

实用文档 公司档案管理作业指导书 1. 目的： 建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档 案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。 2. 适用范围： 适用于公司级档案及资料的收集、整理、归档、移交、使用、保存及销毁等 管理工作。 3. 定义： 3.1 资料 ：阐明所取得结果或提供所完成活动的证据的文件。 3.2 档案 ：是指公司过去和现在的日常经营管理工作中形成中的对国家、社 会和公司有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等形式的历史记录。 4. 职责： 4.1 行政部 4.1.1 行政部负责对公司各部门移交的各类档案进行检查、 整理、 分类、编 目、输入信息库、装盒、并及时入库定位排架，并负责档案的日常借阅和销毁 管理。 4.2 各部门 4.2.1 负责本部门业务记录及档案资料的日常收集、整理、归档和使用等管 理工作 , 月终向行政部移交业务记录及档案资料。 5. 管理作业 5.1 档案资料管理原则 5.1.1 公司档案资料管理分为两个层次： 1）行政部的文件资料管理 2 ）各部门的文件资料管理 5.1.2 公司档案管理遵循统一存档、 分级管理的原则。 所有业务记录及档案 资料必须按规定及时移交，统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全， 便于开发利用。 5.2 档案管理职责 文案大全 实用文档 5.2.1 行政部 1）是公司档案资料的归口管理部门，负责档案管理制度的制定和指导执 行。 2 ）负责对应归档业务记录及档案资料的接收、标识、整理、保存和日常 管理。 3 ）根据实际情况， 负责对失去保存价值的档案资料提出处理、 销毁意见。 5.2.2 行政部设置专职档案管理员 1）对各部门移交的成套的业务档案资料进行整理、归档。 2 ）对个部门档案管理人员的档案管理工作的监督、检查和指导。 5.3 归档范围 5.3.1 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、 会议记录等。 5.3.2 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 5.3.3 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计 报表及简报。 5.3.4 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5.3.5 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 5.3.6 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、 照片、录音、录像等。 5.4 档案的收集、归档 5.4.1 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理， 交总经理审阅后归档。 5.4.2 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办 部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 5.4.3 行政部档案管理人员对收到的资料的有效性进行核查并及时办理收 文登记，根据资料来源及重要性对资料进行分类 , 并编制《档案目录表》 ，资料 存放在档案袋盒中须与档案目录一一对应。 附件 1：《档案目录表》 5.5 文件材料归档要求 5.5.1 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的 有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 文案大全 实用文档 5.5.2 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请 示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 5.5.3 归档文件材料必须完整、准确，能如实反映各项活动的真实内容和历 史过程；必须层次分明，符合其形成规律。 5.5.4 归档的文件