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XX集团会议事务管理制度 一、会议室管理制度 第一章 总则 本制度制定的目的是加强会议室的管理，从而提高会议室的利用率。 行政部统一负责会议室的统筹使用、设备维护、卫生清洁等管理事项。 行政部应遵循全局性会议后各部门会议，先紧急会议后一般性会议的原则统筹安排会议室的使用。 第二章 会议室使用申请 集团及各子公司各部门有会议室使用需求时，均需提前在OA上向行政部提交使用申请，填写《会议室使用申请表》说明使用时间、参会人数、所需设备等，由行政部统一进行统筹安排。 召开临时会议未事前提交申请者，可与行政部沟通协商。如可安排使用，会议组织部门事后应及时补办申请手续；如确实无法安排时，应更改会议时间或由行政部协调提供其他解决办法。 未经行政部批准者，不得擅自使用会议室。 第三章 会议室管理规定 行政部统一保管会议室钥匙，各部门领用完毕后应及时归还。 行政部负责每日会议场所的清洁工作，确保会议室整洁干净，桌椅摆放整齐。会后应及时进行清理打扫，并检查室内物品及设备是否正常。 借用物品如有损坏或丢失，由责任人照价赔偿。 行政部须根据每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，按会议需要备好茶水等。 行政部负责管理会议室配置的各种设备。各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，不了解设备的操作方法时，应及时向行政部求助，严禁擅自强行操作。因操作不当及其他人为原因造成设备损坏的，由责任人照价赔偿。 若非参加会议，任何人不得随意进入会议室。 各部门使用会议室时间须遵守申请时间，以免影响整体的使用计划。 开会人员应注意保持会议室卫生，不乱扔纸屑。会议结束离开时应自觉将所用物品放回原处，并关闭门窗和全部设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。 第四章 附则 本制度的最终解释权归行政部所有。 本制度自公布之日起实施。 二、集团会议策划管理 第一章 总则 本规范制定的目的是规范集团会议的策划管理行为，从而提高集团会议管理的能力。 本规范适用于以下重要会议的组织策划工作：股东会议、董事会会议、年会、新闻发布会、产品发布会、优秀员工表彰会议。 会议策划本着务实、高效、节约的原则进行。 第二章 会议决策的主要内容 明确会议目标。目标不明确会导致行为盲目，明确的目标是提高会议效率的基础。 制定会议计划。详细的会议计划是达到会议预定目标的有效保证。 明确与会人员。必须严格控制与会人数，尽量选择与会目标直接相关或有助于会议目标实现的人员，这样既可提高会议效果，又有效的降低会议成本。 拟定议事日程。拟定会议的程序表，包括会议内容、讨论事项、与会者名单、各项事宜的时间安排、开会的时间和地点等。 选择会议场所。会议场所不仅是会议档次的直接体现，而且恰当的会议场所还有助于提高与会者的参会邀请。选择会议场所须综合考虑如下几个方面：距离、交通状况、周围环境、场地空间、会场设施。 同会议发言人和与会贵宾进行联系。事先同会议发言人以及贵宾进行必要的联系，以确定与会的相关事宜。 确定会议议题。股东会议、董事会会议的议题由集团高层领导负责确定；年会、新闻发布会、产品发布会等的议题由企划部负责提出，或有企划部根据领导指示准备，经讨论、修改后报请总裁审查，审查通过后再进行统筹安排。 第三章 附则 第十一条 本制度自公布之日起实施，修改时亦同。 三、会议筹备管理 第一章 总则 本制度制定的目的是规范集团会议筹备工作，从而提高会议的统筹效率。 会议统筹的原则。 充分准备。 注重细节。 控制费用。 第二章 会议筹备内容 编制会议经费预算。 交通费。 即与会人员在出发点与会议时间往返的交通费，包括航班、铁路、公路、水路及机场、车站、码头与会议安排住宿地点间的往返交通费。 会议期间的交通费，包括会议地点、住宿地点、餐饮地点、其他活动地点间往返产生的交通费。 住宿费。 餐饮费。 早、中、晚餐，酒水，服务费。 会场茶水、联谊酒会费用。 场地费。 会议场地租金。 会议设备租赁费用。 会议场地布置费用。 杂费。 资料打印、传真。 快递服务。 礼仪服务。 物品运输。 翻译与向导。 布置会场。 会场空间安排。 根据会议类型选择相应的会场布置方式。 会场的整体格局要求紧凑、和谐。 会场座位安排。根据会议的目的及类型确定会场座位的安排方式。 会议用品和设备调配。妥善登记会议用品及相关设备，以防丢失。 制发会议证件。 会议证件：出席证、列席证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等。 工作证件：会务人员工作证、记者证、出入证、汽车证等。 制定会议须知。 会议保密纪律。 请假制度。 安全管理要求。 作息时间。 其他注意事项。 发布会议通知。及时印发会议通知单，内容包括：会议的地点、时间、出席人员名单、议程等。 第三章 附则 本制度的最终解释权归行政部所有。 本制度自公布之日起实施。 四、集团会