外部来文处理流程..docVIP

外部来文处理办法 为进一步加强外部来文的管理，提高文件办理的质量和效率，特制定本办法。 集团总经理办公室为外部门来文的管理部门。负责对来文进行登记，拟办、催办及传阅。收文记录表见附件1，收文阅批单见附件2。 集团总经理办公室应依据来文的业务内容提出拟办意见，根据重要性及秘密性确定传阅范围，并指定专人对需要办理的业务进行催办。外部来文的重要性及秘密性的判断依据和传阅范围确定依据表见附件3—附件5。 来文处理流程如下图所示： 总经理办公室负责人应在收到外部来文后24小时内提出拟办意见，并送主管领导批示，必要时由主管领导确定是否报送其他上级领导指示。外部来文在办理过程中不得延误、推诿，且应明确办理时限，各业务部门要严格按时限要求办理，确有困难的，及时予以说明，无时限要求的应在一周内办理完毕。 文件应严格按总经理办公室负责人提出的传阅范围进行传阅，杜绝乱传、漏传和自行扩大阅读范围的现象。传阅的文件应予以登记，阅件人应在收到文件后十日内给出阅后意见，由集团总经理办公室负责汇总意见呈报主管领导批示。文件传阅意见登记表见附件6。 传阅形式依据外部来文的秘密性有所不同。若为绝密性文件，只能传阅纸质文件而不应通过邮箱。若该绝密文件为纸质文件，则不得进行扫描处理，若为电子文件，则由专人进行下载及复印处理。具体地传阅形式如下表所示： 文件秘密性 文件制式 文件处理方式 传阅形式 绝密 纸质 复印 两人一