ht酒店采购环节内部控制的探讨.pdf

HT 酒店采购环节内部控制 摘要 本案例通过对 HT 酒店现有采购流程的分析，寻找出其中存在的风险和问题， 经改进采购流程目标，提出改进计划，包括控制环境、控制活动、信息与沟通以 及监督方面的改进意见，最终对采购环节流程的重新设计与优化，实现了 HT 酒 店采购流程的重造。本案例可适用于高校的会计、财务管理以及风险管理等课程 的教学与研究。 Based on the analysis of the current sourcing procedure of HT Hotel, this case is to search out the main risk and problem involved, set up the target for the improvement on sourcing procedure and put forward the improvement plan, including improvement suggestion on environment control, activities control, information and communication, and supervision, and finally re-design and utilize the sourcing procedure, thus realizing the re-structuring the procedure. This case can be used in all kinds of accounting, financial management and risk management courses. 引言 HT 酒店的临时月度会议上，总经理张平一直紧皱着眉头，各部门的负责人 也是提心吊胆，既担心会遭到总经理的严厉批评，也为自己部门日后的收益但到 担心。因为酒店最近接到很多客人关于食材不新鲜的投诉，甚至发生了一起海鲜 中毒的案例，同时还有客人需要的物品而酒店没有等其他问题。这样的事情虽然 以前也偶尔发生过，但从没像现在这样集中。一方面是由于公司最近推出大量的 折扣优惠，吸引了大批的客人，另一方面，天气的炎热，也为食物的质量带来了 隐患。事发后，张平立马将月底的总结会议提到当前，他相信肯定是酒店某个管 理环节出了问题。 HT 酒店是上海一家老牌五星级酒店，开业至今已经有二十多年，拥有许多 优质的老客户。酒店宾馆拥有 780 间客房，拥有可容纳 1200 人的商务会议场所。 宾馆还配有国际标准的酒吧和餐厅，包括日本料理、上海本帮菜、港式粤菜、美 国风味和其化国际特色的风味。入住HT 酒店的客人往往会直接在酒店内部用餐。 食材不新鲜或短缺，不仅会影响酒吧和餐厅的经营，更将会给公司的整体信誉带 来恶劣的影响。 问题的起因 HT 酒店的日常经营为总经理负责制，在总经理下设置了房务部、餐饮部、 销售部等业务部门，保障部门有保安部和工程部，管理职能部门有财务部、人事 部、总经理办公室等，总共是八个大的一级部门。公司的组织结构图见附录 1。 问题既然直接反映在食材质量和物品供应上，张平决定从采购部开始调查。 1 1 首先分析了采购经理和采购员的岗位设置与分工 ，仔细研究了公司当前的采购 管理制度以及公司的采购流程，张平很快找出了公司在采购环节上存在的问题， 初步总结如下： （1）采购工作缺乏计划性。 采购计划是整个采购工作的起点，而目前酒店的采购工作缺乏计划性。以酒 店仓储物资为例，依靠仓库管理人员人工判断存货的充足率，从而决定采购与否 以及采购数量。这种不科学的管理方法会导致仓库存货过多，甚至出现部分商品 存放时间超过保质期而无法无法使用的现象，而且大大增加了库存成本。 （2）审批环节多、效率低。 酒店为了加强内部管理，建立了相当多的审批环节。一般来讲，从使用部门 提出申请开始，需要经过部门经理审查、部门总监同意、仓库核对、采购经理初 审、