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（管理制度）行政资料管理 制度 ******XX 公司 行 政 档 案 管 理 制 度 第一章 总则 1 、为加强公司行政档案管理，充分利用行政资源，发挥行政档案为各职能 部门工作服务的作用，使公司对行政档案管理更加标准化、规范化、科学化，根 据《中华人民共和国档案法》的规定，且结合****公司的实际情况，特制定本行 政档案管理制度。 第二章 行政档案的范围 2 、本制度适用于******XX 公司。 3 、本制度规定了公司行政档案的保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管 理要求。本公司的具体行政档案包括，财务资料、人事行政档案、技术文件、质 量体系文件、专利资料、认证资料、供销合同、学习培训资料、标准化文件、基 建图纸、公司日常会议、收文发文等行政资料、设备说明书、图书、音像资料、 照片、荣誉证书等关联档案资料。 第三章 行政档案管理的职责 4 、由行政档案管理员负责公司行政档案的保管、定期检查和管理工作，且 负责借阅档案的审批，保证公司行政档案的准确、安全、完整。 5 、档案管理人员按照公司行政档案的整理要求，负责定期整理各种档案资 料，装订成册,统壹编号，且移送档案室统壹保管。 6 、档案管理人员应对壹些常用文件进行扫描，做为电子档保存。 7 、档案管理人员要严格遵守档案保密制度，对档案的安全、完整负责。 8 、综合办负责对公司行政档案的管理进行不定期的检查。 9 、 总经办负责对本制度的执行监督，且负责到期档案销毁的审查。 10 、 公司行政档案的存放应做到：防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、 防霉变、防高温、防强光。不允许随便堆放，保证公司行政档案完整无损。 第四章 行政档案的归档 11 、归档范围：凡是本公司于各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、 具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料， 均应依法归档，任何人不得以任何理由扣留需要存档的文件。 12 、归档时间： （1）、文书档案：本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，应于完 成工作后壹周内移交档案室保管。 （2）、会计档案：由财务部门立卷保管。 （3）、人事档案：由人事部门立卷保管。 （4）、技术档案：由技术部门立卷保管。 （5）、设备档案：按同壹设备仪器名称，含设备购置合同、固定资产验收单、说 明书、维修保养手册、合格证、安装、调试、验收记录等文字材料，由设备科收 集整理。设备投入使用后及时移交档案室保管。 （6）、声像档案：于每项工作活动完毕后即时整理移交档案室保管。 （7）、实物档案：所获荣誉证书、奖品、铜牌等按时间顺序即时交档案室保管。 13 、归档要求： （1）、归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，且做 到打印件和底稿，正件和附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整，按照文件 材料的形成规律及其内于联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出工作活动 的真实情况，便于保管和利用。 （2）、归档的文件材料壹般壹式壹份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档 份数。 （3）、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样 清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。 （4）、各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制《行政档案移交登 记表》（附录 1）壹式二份，经交接双方核对签字后，各留壹