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关于********文员岗位 办公室管理情况的调查报告 一、********单位具体情况 ********创立于1990年,位于天津市和平区，本公司是专业从事照明灯具的 企业，是民营企业。主要经营的产品有：道路灯、装饰景观灯、庭院灯、草坪灯、 高杆灯、LED及冷阴极灯等系列产品。同时，经营原装进口西门子各种室内外灯 具 （本公司为西门子特约授权经销商）。公司本着诚信、服务、高质、高效的原 则面向广大的客户，承揽各种照明工程就和工程的咨询、设计、安装及调试。 公司资质：城市及道路照明专业承包一级、机电设备安装专业承包二级、送 变电专业承包三级。 公司共分5个部门，分别为：综合办公室、财务部、项目部、造价部、投标 部。公司整体员工总共50人。公司部门分工明确，每个人分别有着自己的岗位 职责，公司员工相处和睦。 公司拥有一批从事专业技术照明的骨干力量，引领着照明工程未来的发展趋 势。我们本着居安思危、励精图治、客户之上、质量第一的宗旨，打造良好的企 业文化，创造您和我们共同的美好未来。经过多年的发展，公司在国内外建立了 庞大的销售网络，拥有稳定的客户群体和良好的售后服务体系。我们将百尺竿头 更近一步，让都市的每一个人都享受到门前碧水流，街景看不尽。 二、《办公室管理》理论概述 办公室是一个组织内直接为领导和中心工作服务、承上启下、协调左右的综 合办事机构。办公室参与政务、协调事务、做好服务，是单位运转的枢纽，是对 内、对外的窗口。在不同类型的组织中，在都设有办公室这一机构。性质不同、 规模不等的组织，办公室的工作内容略有不同，下设机构也有一些差异。但一般 来说，办公室大都具有办文、办会、办事、沟通协调等几个方面职能。 办公室是从属于组织决策层并为其提供必要的辅助服务的部门，它围绕单位 的中心工作，向领导提出决策建议并督促决策的落实，是决策层的延伸。 办公室所担负工作的性质决定了它具有辅助性、事务性、综合性、中枢性、 机要性等特点。还要具备职业意识。职业意识是指在职业选择与定向过程中，对 未来或已经从事的职业的认识、评价及自己相应的情感态度等心理成分的综合， 它是职业道德、职业操守和职业行为等职业要素的总和。作为在领导身边工作的 办公室人员，应具备的职业意识主要是幕后意识、信息意识、多能意识、时间意 1 识、合作意识和保密意识。 三、办公室管理原理在办公室文员岗位的现状 1、公文运转。 存在收文处理不及时、分类不够准确等问题，致使公文运转效率偏低。建议 借鉴市委办的运转模式，阅件和办件统一收文，做到当日收文当日处理。 2、发文管理。 对各科室拟稿文件核稿不够严格，易出现文稿错误；已印发文件未及时反馈 至分管领导。建议认真细致对各科室文稿进行审核，并将印发稿件抄送有关分管 领导。 3、文件保管。 存在文件外借不登记，文件传送不装封等问题，文件丢失、泄密等隐患较大。 建议严格文件外借登记制度，传送文件必须用信封等密闭。 4、网络安全。 存在泄密文件在联网电脑上拷贝、使用等问题，网络泄密隐患大。建议严格 执行相关保密要求，涉密文件用专用保密电脑处理。 5、印章管理。 未严格按照有关用印管理的规定，对印章使用进行审批、登记，建议严格印 章管理，对印章使用进行审批、登记。 6、车辆维护。 车辆紧急报修、紧急加油程序较繁琐，对出差期间车辆维修和加油造成不便。 建议按照常态管理和特事特办相结合的原则对车辆报修和用油进行管理。 7、洗车补贴。 洗车费补贴标准较低，建议先行了解其他部门的洗车补贴标准，再报部领导 决定是否进行调整。 8、复印室管理。 复印室钥匙管理不严格，易造成财产损失；文件头等资料管理不到位，易外 流、隐患大；复印机管理不规范，可以任意使用，易损耗。建议由专人负责复印 室钥匙、文件头使用和复印机使用的管理。 9、会议室管理。 2 会议室安全管理不到位，会议室电源、门窗未及时关闭的情况时有发生。建 议由专人负责会议室设施的管理。 10、会议服务。 会议服务不周到，会议茶水、茶杯等准备不足的情况时有发生。建议由专人 负责管理，其他人员及时关注并提醒。 四、结论 办公室人员的作风，关系到办公室工作乃至本单位的工作质