8、电子文件归档与电子档案整理管理标准.docx

Q/CRP XXXX.XX.XX-XXXX PAGE 8 Q/CRP 华润电力控股有限公司北方大区企业标准 Q/CRP XXXX.XX.XX-XXXX 电子文件归档与电子档案管理标准 2017-12-25发布 2017-12-25实施 华润电力控股有限公司北方大区发布 Q/CRP XXXX.XX.XX-XXXX PAGE 9 目??次 TOC \h \z \t前言、引言标题,1,参考文献、索引标题,1,章标题,1,参考文献,1,附录标识,1,一级条标题, 3 前言 II 1　范围 1 2　规范性引用文件 1 3　术语和定义 1 4　职责 2 4.1　大区公司 2 4.2　项目公司 3 5　管理活动的内容与方法 3 5.1　本标准依据的管理流程 3 5.2　电子文件管理原则 3 5.3　电子归档范围 4 5.4　电子文件的形成与处理 4 5.5　电子文件的收集、整理与归档 5 5.6　电子文件的保管与利用 6 6　重要风险识别与控制 7 7　检查与考核 7 8　报告与记录 8 附录A（规范性附录）　流程图 9 附录B（规范性附录）　表格样式 10 前??言 本标准的附录A、附录B为规范性附录。 本标准是按照Q/CRP2301.01.02《企业标准编写规范》给出的规则起草。 本标准由华润电力控股有限公司（以下简称华润电力）管理提升与标准化委员会提出并负责解释。 本标准主要起草部门：总经理工作部 本标准主要起草人：兰晓东、张栋 本标准审核人：陈广超 本标准审定人：张涛 本标准批准人：李向阳 本标准由华润电力北方大区总经理工作部归口管理。 本标准2017年首次发布。 电子文件归档与电子档案管理标准 范围 本标准规定了北方大区电子文件归档与电子档案管理的职责、管理活动的内容与方法、重要风险控制与识别、检查与考核、报告与记录等要求。 本标准适用于华润电力北方大区（以下简称北方大区）及下属项目公司的电子文件管理。 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 58 电子档案管理基本术语 华董办通［2016］40号华润（集团）有限公司电子文件归档与管理办法 Q/CRP 2305.03.03-2017《华润电力控股电子文件归档与电子档案管理标准》 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 电子文件 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。 电子档案 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。 电子档案内容 以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的电子档案的主题信息。 电子档案结构 电子档案的内容组织和存储方式。包括逻辑结构和物理结构。 逻辑结构 电子档案内容各信息单元之间关系的描述。如：电子档案的字体字号、文字的排列、章节的构成、各页的先后顺序、插图的标号位置等。 物理结构 电子档案在存储设备或载体中的存储位置和文件格式。 背景信息 描述生成电子文件、电子档案的职能活动、作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 元数据 描述电子文件、电子档案内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。 真实性 电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质。 可靠性 电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。 完整性 电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。 可用性 电子文件、电子档案可以被检索、呈现和理解的性质。 迁移 在维护真实性、完整性及可用性的前提下，将电子档案从一种系统转移到另一种系统的过程。 职责 大区公司 大区总经理工作部 负责执行上级单位电子文件归档与电子档案管理标准，起草本单位相关标准。 提出业务系统电子文件归档功能需求。 负责统筹规划和组织协调本单位电子文件归档与管理工作，对下级单位电子文件归档与管理工作进行监督指导。 运营部信息 为归档电子文件管理提供信息化支持等。 各部门 严格执行本单位电子文件归档与电子档案管理标准，确保归档电子文件的真实性、完整性和有效性。 保证归档电子文件的产生、处理过程符合规范。 根据本部门电子文件归档范围，在业务办结后将电子文件进行整理后移交档案管理部门。 项目公司 档案管理部门 执行上级单位电子文件归档与电子档案管理标准。 统筹规划和组织协调本单位电子文件归档