归档文件排列方法.docVIP

文件排列: 文件排列，就是依据事由原则确定全宗内归档文件先后顺序的过程。机关文书档案的文件排序首先需在同一个保管期限内将同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的时间先后顺序排列。其次将不同事由的文件按照文书档案分类方案中的不同问题、分类集中排列起来。对于某一次会议材料、统计报表、信息简报等成套性的文件应集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限来划定。 加盖、填写归档章 归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、年度、件号、类别、保管期限、盒号等。式样如下： 盖归档章和填写内容时需用耐久性材料，如红色印泥、碳素墨水等。 全宗号是档案馆给立档单位所编制的代号。没有向县档案馆进行过移交的单位没有全宗号，暂时可不填写，待档案馆给定全宗号后再填写。 类别是按单位制定的文书档案分类方案中的大类，可简写为“一、二、三”等。 年度是归档文件的形成年度，用4位阿拉伯数字填写，如“2005”，不能简化为“05”。 期限是按照已确定的归档文件保管期限，分别填写“永、30年、10年”。 件号是文件的排列顺序号，同一保管期限、同一年度内从“1”开始编号，即永久、30年、10年分别编号，每年形成三个流水号。 盒号是文件所存放的档案盒位置号。同一保管期限从“1”开始编号，可一年一年续编；也可以同一保管期限、同一年度内从“1”开始，即永久、30年、10年分别编号，每年形成三个流水号。 九、装盒 装盒将归档文件按照件号的先后顺序装入档案盒。基本要求是将同一年度、同一保管期限的归档文件，根据档案数量多少装不同规格型号的档案盒。不同年度、不同保管期限的归档文件不应混装入同一盒内。同一类别的档案可根据数量多少可装一盒或多盒，保证档案材料与盒的厚度适宜即可。 盒脊及封面和备考表需填写完整仔细。盒脊及封面要与归档章填写项目一致，并注意规范整洁，美观大方。封面主要填写的项目是全宗名称即立档单位的全称；盒脊背填写项目主要包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等，其中，起止件号填写盒内第一份归档文件的件号和最后一份归档文件的件号，中间用“—”连接。结合实际操作，建议盒脊背与封面内容均沿盒线居中的位置用印章加盖。备考表主要是对盒内归档文件作必要的注释说明，主要包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，其中，盒内文件情况说明重点填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 十、编目 编目即编制归档文件目录，需按照排列确定好的顺序以“件”为单位逐一编目。在目录中一件即为一条条目。结合县档案馆使用的八九数码档案管理软件信息系统，为便于移交档案目录转入软件数据库，归档文件目录使用Excel格式，内容设置样式如下： 全宗名称为立档单位全称。 年度为归档文件形成年度，用4位阿拉伯数字。 保管期限为永久、30年、10年。 盒号、件号与归档章上的填写保持一致。 文号为文件的发文字号。 题名为文件标题，没有标题或标题不规范的应自拟标题，外加方括号“[]”。 责任者为发文机关或署名者。联合发文是多个责任者的，可填主办单位。 成文时间为文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如。 页数为该份归档文件的总页数，文件中只要有图文的页面均为一页。 备注填写归档文件需要补充和说明的情况。 为方便检索，归档文件目录需按保管期限永久、30年、10年分别装订成册并编制封面。封面上需设置全宗名称、年度、保管期限、档案门类等项目