常用工具软件第章用Outlook收发电子邮件.pptVIP

第 13 章 收发电子邮件和管理事务 Outlook 是 Microsoft office 套装软件的组件之一， 它的功能很多，可以用来收发电子邮件、管理联系人 信息、记日记、安排日程、分配任务等。 Outlook 2007 提供了全面的时间和信息管理功能，并且利用 “即时搜索”和“待办事项栏”新功能，可组织和随 时查找所需信息。 除此之外，用户还可以通过新增的日历共享功能 ，实现与同事、朋友和家人安全地共享存储在 Outlook 2007 中的数据（无论他们身在何处）。 Outlook 2007 也可以帮助用户轻松地排定优先次序和 控制时间，以便将主要精力放在最重要的事情上。 1 2 本章知识要点： ? 认识 Outlook 2007 ? 电子邮件的基本操作 ? 使用联系人 ? 使用日历 ? 使用便笺 ? 使用日记 3 13.1 Outlook 2007 概述 ? Outlook 在新增了许多强大功能的同时，还为用 户提供了一个全新的用户界面。本节主要介绍如何 创建邮件账户，以及 Outlook 的多种视图类型，以及 如何从其他软件中导入邮件数据等内容。 13.1.1 Outlook 2007 新增功能 ? 为帮助用户更好地管理时间和信息， Outlook 2007 提供了许多新增和改进功能，如 “ 即时搜索 ” 和日 历上的任务合并功能等。这些功能使用户能够更轻松 地查找、管理每天接触的大量信息，并排定优先次序 ，以便即时采取行动。 4 13.1.2 Outlook 2007 窗口简介 ? Outlook 2007 提供了一种面向结果的用户界面，使 用户能够更加简便、直观地撰写电子邮件，并且可以 更快地设置格式和处理电子邮件。 5 13.1.3 Outlook 2007 的视图类型 ? 在 Outlook 2007 中，系统为用户提供了多种视图 方式，利用不同的视图可以控制显示的项目和文件 细节，以帮助用户进行强调和分析。 6 13.2 电子邮件基本操作 ? 在 Outlook 中，用户可以借助其电子邮件管理功 能，进行一些日常工作，如接收电子邮件、发送电 子邮件、阅读电子邮件和回复电子邮件等。除此之 外，还可以导入与导出邮件数据。 7 13.2.1 收发电子邮件 ? 在 Internet 中发送和接收的信件称为电子邮件（ E-mail ）。利用 Outlook 2007 创建、发送及接收电 子邮件与在 Internet 中使用 E-mail 的操作方法基本相 同。 8 13.2.2 阅读和回复电子邮件 ? 当收到他人的电子邮件时，用户可以查看其内 容。阅读完毕后，有些邮件需要回复或者转发给其 他人，可以通过 Outlook 的答复功能来实现。 9 13.2.3 转发或移动电子邮件 ? 接收到需要与他人共享的电子邮件时，可以将该邮 件发送给他人，即转发电子邮件。有时电子邮件出现的 位置并不是用户所期待的，可以利用 Outlook 的移动功 能，将邮件移动至所需要存放的位置。 10 11 13.2.4 邮件存档 ? Outlook 会随着创建和接收邮件的增多而不断增大 。为了让 Outlook 保持便于管理的状态，需要用另外 一个位置来存储（即存档）那些重要却不常用的旧邮 件或项目。 12 13.2.5 导入和导出邮件数据 ? 在 Outlook 中，用户既可以将外部的数据导入到邮 件中，也可以将邮件中的数据导出到计算机上。 13.3 使用联系人 ? 利用 Outlook 提供的联系人列表，可以将众多的联系 人信息添加到联系人文件夹中，避免记忆这些繁琐的 信息。 13 13.3.1 联系人视图 ? 利用 Outlook 中的联系人功能，可以将经常进行 电子邮件往来的人添加到联系人视图中，以便需要发 送电子邮件时，直接进行调用。 14 13.3.2 创建和删除联系人信息 ? 在 Outlook 中可以直接在联系人视图中新建联系 人信息，也可以打开邮件将发件人添加到联系人中 ，还可以将其他文件导入到 Outlook 的联系人文件夹 中。当不再需要某个联系人信息时，则可以将其删 除。 15 13.3.3 管理联系人 ? 为了更方便地管理具有共同特点的联系人信息，可 通过创建通讯组列表实现。而使用 Outlook 的排序和筛 选功能，可以快捷地查找到所需的联系人信息。另外， 还可以将联系人信息打印出来。 16 17 13.4 使用日历 ? 在生活中，一般喜欢在挂历或者台历某天的格式 中输入重要的事件。在 Outlook 中，通过日历可以完 成安排约会、会议和事件，还可以设定闲、忙、暂停 或者外出等项目，主要起到日程安排的作用。