档案管理培训课件课件.pptVIP

纸张要求 : 国际标准 A4 型纸 (210*297) ，张贴公文 纸要求 : 公文用纸天头 ( 上白边 ) 为 :37MM ± 1MM; 订 口 ( 左白边 ) 为 28MM ± 1MM 排版要求 : 正文大标题方正小仿宋 20 ，正文用仿 宋 GB23123 号字 , 一级标题黑体三号，二级标题 GB 楷体 2312 三号，页码宋体四号，段落格式 23-30 磅。 印装要求 : 双面印刷 , 页码套正 , 左侧装订。 ? 公文的格式要求 1 、上级来文 2 、本单位制发的文件 3 、下属单位来 文、本单位或部门管理过程记录文件或资料 1 、文件材料要齐全、完整，准确反映本单位各 项活动的历史面貌。 2 、文件材料的规格与字迹材料要求。 3 、归档声像材料的要求。 ? 归 档文件材料范围 各类文件材料的归档要求 1 、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档 ； 2 、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归 档； 3 、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目 实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档 ； 4 、会计档案归档时间：隔年向档案室移交； 5 、业务档案归档时间：由动态转静态后移交； ? 归档时间： 二、 归档文件的整理与编目 ? 为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是 把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合 、排列和编目，使整理出的档案能够反映历史活动的 真实面貌，便于保管和利用。 ? 档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等方 面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排列、 编目的工作。 ? 对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号 、编制目录、装盒，使之有序化一个的过程。 案卷的规范化整理与编目 调整 定卷 卷内 文件 排列 拟写 案卷 题名 卷内 文件 编号 填写 文件 目录 填卷 内备 考表 填写 案卷 封面 装订 案卷 编制 案卷 目录 档案的整理应该充分 利用原有的整理基础， 保持文件之间的历史 联系，便于保管和利 用。 ? 整理原则 ? 整理方法 装订：按件装订 分类：年度 - 机构（问题） - 保管期限 编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、 年 度、保管期限、件号 ) 编目：逐件编目 装盒：按件号顺序装盒 收集 文件装订 文件分类 文件排列 编制归档号 编目 装盒 档案排架 ? 档案管理流程图示二： 档案如何分类管理 分类的一般方法有 A 、时间分类法： 1) 年度分类法 2) 时期分类法 B 、来源分类： 1) 组织机构分类法 2) 作者分类法 3) 通讯者分类法 ? 常用的档案分类法 ： 档案如何 分类 管理 C 、内容分类法 1) 技术分类法 2) 文书分类法 3) 媒体分类法 D 、形式分类法 1) 按文件种类分类 2) 按载体形态分类 3) 按形状规格分类 企业档案分类方案 企业档案分类方案 现代企业档案管理形式 资料册替换页 规格： A4 (1) 档案盒 材质：纸质 ? 就本公司人力资源而言：档号 ? JW zH RD 2015 001----- 序号 ? 档案编目规则 年份 项目名称 部门 公司名称 ..\ 综合管理 \ 公司综合 \ 制度类 归档文件的整理单位：以件为整理单位进行文件级整理， 就是将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，从而达 到简化概念、简化操作的目的。整理单位一般应为“自然 件”，即单份文件为一“件”。 1 、文件正本与定稿应作为一件； 2 、正文与附件为一件； 3 、正文与文件处理单为一件； 4 、原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一 件； 5 、转发文与被转发文为一件； 6 、报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式， 一册（本）为一件。 整理时应注意 6 点