会务工作流程 .ppt

16、检查会场 （1）. 方式： 一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。 （2）.检查的内容： A.文件的材料准备情况。 B.会场布置情况。 C.会议保卫工作情况。 D.其他内容。 二、会中服务工作 ： 1、报到及接待工作 （1）与会人员的接送 （2）会议交通工具的安排 （3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买 （4）会议文娱活动的安排和组织 （5）其他属于招待方面的工作 2、组织签到 （1）秘书人员代签到。 （2）簿式签到。 （3）电子计算机签到。 3、做好会议记录 （1）会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、 记录尾部 1)记录头: 会议名称；会议时间； 会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人、会议主要议题。 2）记录主体 与会者的发言；议定事项。 3）记录尾部 散会；主持人、记录人签字。 （2）会议记录的要求 准确、完整、简洁、明确。 （3）会议记录的重点 ①会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； ②会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； ③权威人士或代表人物的言论 ④会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； ⑤会议已议决的或议而未决的事项； ⑥对会议产生较大影响的其他言论或活动。 会务工作 一 、会议概述 二 、会务工作流程 三 、会务工作具体内容 四 、常用会议的组织程序 一、会议概述 （一）会议的涵义： 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。 （二） 会议的要素： １、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 （三）会议的种类： 1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或几十人） 2.按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、外事性 、专题性、综合性。 3、按时间分：定期和非定期。 4、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会. 5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 二、会务工作流程： （一）会前 （二）会中 （三）会后 （一）会前： 确定会议主题与议题 确定会议名称 确定会议时间与会期 明确会议所需设备和工具 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知 确定会议规模与规 格 布置会场 准备会议文件材料 安排食住行 制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查 明确会议组织机构 确定与会者名单 （二）会中： 做好会议记录 组织签到 做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报 做好会议保密工作 会议信息工作 三、会后： 撰写会议纪要 催办与反馈工 作 安排与会人员离会 会议总 结 会议文书的立卷归 档 会议的宣传报道 三、会务工作的具体内容 （一）会前准备工作： 1、 确定会议主题与议题： 主要方法： ① 是要有切实的依据； ②是必须要结合本单位的实际； ③是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题 或 主题来确定。 3、确定会议规模与规格： ⑴ 确定会议规模与规格的依据：是会议的内容或主题。同 时本着精简效能的原则。 ⑵会议的规模：有大型、中型、小型。 ⑶会议的规格：有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期： 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。 5、确定会议所需用品和设备： （1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设 备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。 6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。