开票员工作职责及制度.pdf

精品文档 哈尔滨世一百年健康产业有限公司 石家庄仙乐生物科技有限公司文件 河销通字 [2017] –AA030903 开票员工作流程及制度 为提高开票员的工作效率，降低出错频率，做好售后服务工作，特指出以下注 意事项及制度： 一、岗位职责及工作流程 1. 开单 （1）、新客户：与业务经理核对好具体开票信息（开票名称、联系人、联系电 话（ 2 个）、QQ、微信，要货明细、发货地区） ； （2）老客户：报单后，如涉及到调换货问题（批号、效期等） ，核实好后，一定 先跟公司申请。申请好后，确认是业务带回还是客户物流返回。如果业务带回， 代收款可减去调货钱数（前提：欠条已发送给财务，并跟财务核实） ，并在金蝶 软件备注中标明； （3）业务经理报单时，要求其提供电子版的，否则不予出货。 （详见模板）如开 票员未要求业务经理发送电子版的计划单； （4）每日业务经理的电子报单计划，必须做到每个业务经理建立一个文件夹， 标注好日期，并做好保存 (5) 一个老板好几家店的，要在一个药店名称上出单，避免账务入账出现混乱现 象。 (6) 出票时，开票员要认真审核，以防出现产品个数未更改的。 (7) 出票时，如果计划里未标明产品的系列及包装的， 必须与业务或者客户核对 好包装，再出票。 (8) 每日出票，凡是审核过的票据，必须当日票当日打印出来；并且每日票据， 相关售后要做好审核工作。 (9) 出票过程中，遵循先进先出原则，如遇老批号产品通过申请按折扣出货，必 须提醒客户不调不退，并在摘要上标注，并留好相关证据，以方便日后查询。如 发现没有在金蝶上注明或没有在粉票上体现的， 导致客户调货的， 相关开票人员 。 1欢迎下载 精品文档 还需承担往返运费。 (10) 连锁药店或者是一个老板的要货， 出票时要出在一个票头上面， 做假票的要 在金蝶里及时改回来。 (11) 业务经理报单截止时间为每天下班前半小时， 开票员要在下班前把当天所有 的计划单全部出完； 出不完自觉加班；下班半小时之后报单的全部计算在第二天； 2、价格 河北、山西地区的客户出票时，一定要核对好出货价格（尤其是含税客户 及特殊客户） 3、款项 (1) 开票员因为代收款的问题出现错误的，开票员有责任追回少代收的款项，如 若货款追不回来，根据相应金额处以罚款。 (2) 客户打款后要及时以 QQ方式告诉财务， 写清楚客户名称， 姓名，打款金额等， 并告知财务要给客户及时入账； (3) 如遇业务经理已经收款，相关售后要告知财务，并且未进行登记； （4）私自减少货款要填写表格，并发给库房存档。 4 、发货 （1）如客户联系方式提供不到 2 个的，开票员不得擅自主张发货，确定没有固 定电话的告知相应主管后方可发货； （2）因为开票员的错误，发货地址未标注清楚，导致货物发至异地的，开票员 要承担来回运费外； （3）发货后，因为出票错误，导致货物原返的，视情节严重，处于 50--200 元 罚款，并需承担往返运费。 （4）新开发客户，第一次发货必须提供相关系列产品的价格表及资质（品种少 的，可以手写一份出货价与零售价的） 。 （5）先发货后打款客户，一定要登记，财务签字后方可发货，如财务不在相关 领导代签，未登记或无签字，一经发现，按制度执行。客户打款后，第一时间告 知财务入账（周日除外） 。在出票时金额摘要上面要备注清楚先发货后打款。 （6）先发货后