（档案管理）档案归档文件整理的基本方法.pdf

（档案管理）档案归档文 件整理的基本方法 归档文件整理的基本方法 一、装订 1 、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本 与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与 被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复 文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、 信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满 30 张为一件。 “为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2 、装订方法 “件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后； 正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在 后；复文在前，来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上 侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上 侧，压紧即可；文件超过 40 页以上，采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1 、分类方法 根据实际情况，我们选择以下分类方法 保管期限－年度分类法 这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是 设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如： 长久：2001 年、2002 年、2003 年…… 定期：2001 年、2002 年、2003 年…… 2 、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类 目所指的范围和归类方法等加以说明。 （1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分 类方法。 （2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号 （3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类 名，如，办公室、业务处；按问题分类的加 “类”字，如党务类、综 合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文 件的排列顺序。 3 、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制 分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列 1 、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一 定的方法确定归档文件先后次序的过程。 2 、排列原则，是在最低一级类目内件的排列。所谓最低一级类目 是指分类时所确定的类目体系中设置最低一级的类目，如按管期限－ 年度分类时，那么年度为最低一级类目。 3 、排列方法：是文件形成的时间结合级别排列 操作步骤：一是将文件按上下级（文件形成单位）分好，上级文 排前，本级文排后，同一单位形成的文件按文件形成时间的先后顺序 排列，形成日期在前的排列在前面，形成日期在后排在后面；二是会 议文件、统计报表等成套文件可集中排列。 四、编号 1 、编号项目 编号项目分为必备项和选择项。必备项包括全宗号、年度、保管 期限和件号。选择项主要指机构（问题）项。 （1）全宗号：是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代码。 用三位阿拉伯数字表示。如：1 号全宗表示为 “001”。 （2）年度：指归档文件的形成年度。应用四位阿拉伯数字表示。 2 、加盖归档章 归档章位置一律盖在文件首页上端的空白位置，如首页无盖章的 位置或重要文件要保持原面貌也可在文件首页纸页加盖归档章，一律 使用蓝色印油盖章。 归档章填写，应使用碳素墨水或蓝黑墨水。 3 、保管期限，指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件 时，按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定文件的保管期限表。 一般分为为长久、定期两种。 4 、件号，指文件的排列序号，分为室编件号、馆编件号。 室编件号应在不同期限、不同年度内分别编写流水号。 馆件编号，移交进馆时，按上面有关规定再确定。 机构（问题），只填机构（问题）名称，名称太长可填写简称， 如机构名称可简称，问题可写成 “党群”“行政”“业务”等。 五、编目 1 、目录格式包括目录表头、目录表格形式、各项目在录目中的位 置等。总称为 “归档文件目录” ，项目包括：件号、责任者、文号、 题目、日期、页数、备注等。 封面格式：设置全宗名称、年度、保管日期、机构（问题）等。 2 、目录表填写方法与要求