第四章 办公室管理.pptVIP

第四章 办公室管理 ? 第一节 办公环境管理 ? 第二节 日常安排与管理 ? 第三节 电话管理 ? 第四节 信印管理 ? 第五节 保密管理 第一节 办公环境管理 ? 一、办公环境的含义 ? 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自 然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、 空气环境、健康与安全环境。 ? 二、办公室环境管理的原则 ? 方便 → 舒适 整洁 → 和谐统一 → 安全。 ? 想想看：办公室的七大效率杀手有哪些？ ? 1 、 空气杀手； 2 、光线杀手； ? 3 、声音杀手； 4 、空间杀手； ? 5 、设备杀手； 6 、文件杀手； ? 7 、职能杀手。 ? 三、办公室的布局与布置 ? 1 、布局 ? ①封闭式布局。 ? 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是 把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内， 组成一个个小办公室。 优点：安全；秘密性；注意 力集中；保护隐私。缺点：建筑成本高；不易于监 督；难以沟通。 ? ②开放式布局。 ? 就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的 工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员 按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。 优点： 建筑成本低；利用率高；重新布局灵活；易于沟通； 易于监督；易于集中化服务；。缺点：缺乏秘密性 和私密性；降低领导身份；不易集中精力，噪音太 大； ? 2 、办公环境布置 ? ①布置要点 ? * 营造一个安静的工作环境； ? * 保证良好的采光、照明条件； ? * 合理安排座位； ? * 力求整齐、清洁。 ? ②布置的原则 ? * 采用一个大间办公室。 ? * 使用同一大小的桌子。 ? * 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 ? * 采用直线对称的布置。 ? * 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 ? * 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 ? * 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于 控制和监督。 ? * 全体职员的座位应面对同一方向布置。 ? * 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 ? * 应保持公共空间和私人空间的独立。 ? * 桌与桌之间应留有一米左右的距离。 ? * 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。 ? * 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。 ? * 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间， 既要方便使用又不影响别人工作。 ? ? 四、办公室的保健与安全环境管理 ? 1 、保健 ? ＊定期健康检查 ＊灌输卫生知识。 ? ＊采取疾病预防 ＊保持环境整洁。 ? ＊推行健康运动 ＊举办康乐活动。 ? 2 、安全管理 ? ＊ 防盗 ＊ 防火 ＊ 防止意外伤亡 第二节 日常安排与管理 ? 一、约会安排 ? 1 、约会安排的基本原则 ? （ 1 ）按领导的工作规律和生活习惯安排 ? （ 2 ）区分轻重缓急，合理安排 ? （ 3 ）弹性安排，留有余地 ? （ 4 ）以需要为准，以适度为宜 ? （ 5 ）适当分担，各就其宜 ? （ 6 ）每天核对，以防疏漏 ? 2. 约会安排的方法 ? ＊ 预先安排约会活动 ? ＊ 记好日历和备忘录 ? ＊ 提醒领导准时赴约 ? ＊ 保证领导顺利赴约 ? ＊ 做好约会前后的服务工作 ? 3. 约会安排的方式 ? ＊电话约会 . 书面约会 . 当面约会 . ? 4. 注意事项 ? ＊ 配合领导的时间表； ? ＊ 不要让领导在出差回来当天安排约会； ? ＊ 不要在节假日安排约会； ? ＊