客人来访会务接待流程及标准.pdf

。 客人来访会务接待流程及标准 一、目的 为树立集团良好形象， 提高工作效率， 本着 “热情礼貌、 服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的 原则。 二、适用范围 本标准适用于集团各部门因业务发生的各种会务接待 工作。 三、管理 综合部为集团接待工作的归口管理部门，负责协调相关 部门接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协 调、物业公司落实接待任务，提供后勤保障；集团各部门在 接到重要来访预约后，首先报综合部备案，并协助拟定接待 计划，需集团领导出面、综合部协调的重要接待，应提前 2 天告知综合部。 四、计划与准备 1、在接到集团领导通知或相关部门来访预约时，物业 公司应了解来宾基本情况： 来宾职务、 来访具体时间、 人数、 目的和要求等。 在这基础上拟定接待计划， 排出日程安排表， 酌情安排接待标准。 2、综合部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通 知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3、因特殊会议需要，综合部负责准备安排会场花卉、 。 1 。 水果、烟茶、音响设备、投影设备、电子屏、制作欢迎牌、 指示牌、安排礼仪人员，安排摄影摄像等，物业公司需积极 配合，完成任务。 五、会前的准备标准。 1 、会场物品摆放标准（所有会议准备工作必须在半小 时前准备完毕） （1）待参会人数确定后摆放桌牌，桌牌摆放要正，并 配齐相应椅子，椅子摆放在会议桌前并与会议桌保持约为一 人的距离，椅子左右之前的摆放距离要均匀约为一人距离， 椅子摆放完毕后竖看要成一条直线。 （2）桌牌定位后， 矿泉水成 45 度 （标签正对落座人员） 摆放在桌牌右侧，后依次摆放玻璃直杯及茶杯，杯把朝右， 桌牌左侧摆放香巾碟及香巾，香巾碟上方与桌牌上方在一条 水平线上。 （3）根据椅子的位置在会议桌上摆放稿纸，稿纸摆放 在每个椅子的正中间位置，稿纸正中间摆放接待明白纸，稿 纸底边与桌子的底边成一条水平线，笔放在稿纸右侧，笔尖 朝上。 （4 ）纸巾盒根据两人一盒的标准，摆放在两人话筒麦 克正中间。 （5）话筒固定在桌面上，话筒麦克方向角度一致摆在 同一侧方向。 （6）如有吸烟客人，根据需要摆放香烟及烟灰缸，香 烟及烟灰缸摆放在茶杯右侧，与桌牌在同一水平线。 。 2 。 2、会场设备设施的准备标准 （1）检查照明是否正常，灯具是否全部完好，有损坏 的及时上报维修。 （2）会议前提前检查音响设备是否完好，话筒音量调 节适中，并检查无线网络是否正常使用。 （3）投影设施提前检查是否完好，会议开始前由通讯 连接电脑，全部调试到位。 （4 ）检查室内空调是否正常，会场温度设定在规定温 度内，夏季不高于 23 度，冬季不低于 26 度。 3 、会场及周围环境卫生标准 （1）彻底清扫会议室卫生， 会议桌干净无手印和水渍， 椅子无灰尘和毛发，桌子抽屉无杂物无灰尘。 （2）会议室死角卫生清洁到位，窗台无灰尘，墙角处 无蜘蛛网，墙面干净无灰尘。 （3）地板打蜡， 地上无杂物无脚印，