文件与记录管理文档可编辑修改.ppt

浙江国盛汽车科技股份有限公司 管理手册（一级文件）由管理者代表编写 程序文件（二级文件）由责任部门负责人 编写 文件控制指引 31 浙江国盛汽车科技股份有限公司 文件的编写 三级及四级文件： 工作规范、质量计划、作业 指导书及相对应的管理记录表单由承担相应管理 职能的部门负责编写 文件控制指引 32 浙江国盛汽车科技股份有限公司 文件的编写 设计文件、作业指导书、企业标准技术型工 艺文件由技术部负责编写； 体系类、管理类来文件由行政部负责收集 、整理； 技术类外来文件由技术部门负责收集、整理 文件控制指引 33 浙江国盛汽车科技股份有限公司 文件控制指引 34 浙江国盛汽车科技股份有限公司 文件控制指引 35 浙江国盛汽车科技股份有限公司 文件控制指引 文件的审核和批准 36 浙江国盛汽车科技股份有限公司 文件控制指引 文件的审核及批准 目的： 为了预防文件不适宜使用 , 文件评审时 , 编 制部门人组织关联部门以及审核、批准人进行评审 会签，并对结果负责，以确保文件是充分与适宜的 37 浙江国盛汽车科技股份有限公司 文件控制指引 文件的批准及审核 各级文件应按以下权限进行： ★质量手册由总经理审核、批准 ★程序文件由管理者代表审核，总经理批准； ★体系类管理类三级文件由归口负责部门负责人审核，管理者 代表批准。 ★设计文件、工程规范、企业标准由技术部负责校对、审核、 批准。 38 浙江国盛汽车科技股份有限公司 文件控制指引 文件的发放 范围 质量手册、程序文件的发放范围为各部 门负责人； 其它文件由发放部门根据需要确定发放 范围（按审批的文件分发清册） 39 浙江国盛汽车科技股份有限公司 文件控制指引 文件的发放 1 、质量体系文件由行政部管理并发放； 2 、技术类文件由技术部管理并发放 受控文件是受更改控制的文件；如程序文件、作业指导书，这类文件必须 在回收旧版本文件后才能发放新版本文件，保证各使用现场得到的文件是受 控文件， “ 受控文件 ” 发放前在封面加盖红色“受控”章，注明分发日期、和 分发号，发放时办理登记手续，在 “ 文件发放 / 回收记录 ” 表上签字领用。 ★当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿 用原文件分发号，破损文件由原发放部门收回。 ★受控文件不得自行复印，若文件丢失，应向原发放部门说明丢失原因，申 请补发。补发的文件应给予新的发行日期，并注明原文件发行日期。 ★提供供方的文件，按“受控文件”处理。 ★提供给认证机构文件，在封面标有“提供认证机构”字样 40 浙江国盛汽车科技股份有限公司 文件控制指引 41 浙江国盛汽车科技股份有限公司 文件控制指引 文件的评审 质量手册、程序文件及一些管理类的规章制 度每年通过内审、管理评审对其适用性、 充分性、有效性进行评审； 如果文件评审结果需要更新，必须再次得到 那原审批人员（或继任者）的审批。 42 浙江国盛汽车科技股份有限公司 文件与记录控制内容培训 培训主导部门 : 总经办 培训员 : 池万晓 培训时间 :2018 年 5 月 16 日 培训地点 : 二楼会议室 1 请您将手机调为 振动或静音 浙江国盛汽车科技股份有限公司 文件控制指引 什么是文件 基本定义 : 2 广义的“文件”指公文书信或有关政策、理论等方面的 文章 。文件的范畴很广泛，电脑上运行的如杀毒、游戏 等软件或程序都可以叫文件。 文件是一个具有符号的一组相关联元素的有序序列。系 统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块、一组 数据或一组文字命名为一个文件。 浙江国盛汽车科技股份有限公司 什么是文件 文件存在形式 ： 可以是纸张，计算机磁盘、光盘 或其他电子媒体形式存在 IATF 文件定义 : 以文字或图示描述管理内容或业务 内容、通过规定程序由有权人员签署发布、要求 接收者据此作出规范反应的电子文档或纸质文档 文件控制指引 3 浙江国盛汽车科技股份有限公司 文件控制指引 什么是文件 一个完整的文件应该包括公司名称、文件名 称、文件编号、版本号 / 修订状态、正文、页码 / 页数、编制、审核、批准、日期等内容 4 浙江国盛汽车科技股份有限公司 制定文件控制程序的目的 规定体系文件及相关文件控制的程序（包括外来 文件和法律法规），以