项目档案培训交底会（第一次）.pptx

河惠莞高速公路龙川至紫金段项目档案培训交底会（第一次） 2017年3月广东省南粤交通河惠莞高速公路管理中心主要内容：1.项目档案目标及现状2.项目档案基本知识3.项目档案文件整理4.项目文件资料管理 4.1施工文件收集管理 4.2试验资料管理 4.3来往文件管理 4.4照片档案管理 4.5监理文件收集管理项目档案目标：项目档案文件材料完整、准确、系统。项目档案专项验收达到“优秀”等级，并努力争取“广东省重大建设项目档案金册奖”。承包人在合同段交工验收后１个月内，按合同约定要求，向项目法人移交完整的经监理单位审核合格的项目档案原件和案卷目录（含电子版）；本项目交工验收或项目通车后一年内，整套建设项目的档案达到项目档案的专项验收标准，并向南粤公司提出档案专项验收。1.项目档案目标及现状广东省重大建设项目档案金册奖进度目标 ：四同步档案室（效果图）项目档案的现状主要存在以下几个问题：（1）档案管理制度不完善，制度未落到实处。（2）专职档案员不具备专业技术。（3）内业资料质量参差不齐。（4）档案整理不规范。参建单位标准化档案室文件收集管理各类台账管理案卷及其构成一、案卷 案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。二、案卷的组成 案卷由两部分材料组成：一是经过整理的科技文件本身；二是在整理工作中形成的卷内目录、卷内备考表以及封面、卷盒等。 科技档案案卷各部分材料的排列顺序是：封面→卷内目录→经过整理的科技文件→卷内备考表。三、案卷的形式 从档案材料的形式来说，科技档案案卷有4种类型：文字材料型、图样材料型、图文混合型、声像材料型。 从装订方法来说，科技档案案卷有装订和不装订两种形式。2.项目档案基本知识公路建设项目文件材料：指之项目立项审批（核准）至竣工验收过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后的工程管理、运行、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。公路建设项目档案：是指按照项目档案组卷要求，经系统并归档的公路建设项目文件材料。系统整理文件材料3文件材料1档案文件材料2。。。归档立卷步骤与方法立卷，就是将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。归档文件立卷一般按照以下步骤和方法进行：3.项目档案文件整理2.项目档案基本知识一、鉴别鉴别指立卷前对文件的属性、完整性、准确性、密级和保存价值的鉴别。属性的鉴别是按照科技档案的概念，将不需要归档的科技文件和不属于科技档案范畴的文书文件、科技资料区分开来，或剔除或归入文书档案、科技资料另行管理.完整性的鉴别是对应归档科技文件进行完整性的审查，是否存在缺项、缺件或缺页现象。既要求某份科技文件在主附件、来往文以及收文、发文程序上有关联的材料得到完整归档，也要求一项科技活动全过程的应归档科技文件得到完整归档。准确性的鉴别是对应归档科技文件内容进行准确性的审查，在质量上保证文件材料与实物或科技活动实际一致，文件之间在文字或数据等关联上不能相互矛盾。 二、案卷组卷（一）组卷原则。组卷要遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。（二）组卷要求。1．案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备。2．案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。 三、案卷和案卷内科技文件排列排列是指分类组卷后在案卷之间和案卷内科技文件的排列，以便于管理和查找利用。2.项目档案基本知识 四、案卷编目编目是科技文件立卷工作的最后一道工序，其内容包括：编写卷内文件页码，编制卷内目录，填写卷内备考表，编制案卷封面。卷内目录的编制项目包括：3.项目档案基本知识档号页次档案/项目档案文件/培训交底材料/附件/卷内目录格式.jpg卷内目录样式序号备注文件编号责任者文件材料题名日期卷内目录编制要求：1、施工原始记录的第一条卷内目录题名以“河（源）惠（州）（东）莞高速公路龙川至紫金段”开头，第2条及其后的题名不需以此开头档案/项目档案文件/培训交底材料/附件/卷内目录-格式一.jpg（格式一），其他文件（档案/项目档案文件/培训交底材料/附件/卷内目录-格式二.jpg格式二）2、同一案卷卷内目录不能过少，特别是施工文件（25页左右一条）。3.项目档案文件整理卷内备考表的编制项目包括：档案/项目档案文件/培训交底材料/附件/卷内备考表.jpg卷档案/项目档案文件/培训交底材料/附件/卷内备考表.jpg内备考表样式档号卷内文件情况案卷审核签名案卷封面的编制项目包括：应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称。案卷题名一般由立卷人拟写。项目名称+单位+分部（项）工程名称+具体内容。填写负责文件材料组卷的单位填写案卷内文件材料形成的起止日期参见《公路建设项目文件材料归档范围和保管期限表》