企业合同档案管理办法.pdfVIP

有合作意向 合 同 业务人员确定协议条款 签 订 管 申报业务经理、总经理 理 NO YES 流 协商主要条款事宜 签订业务合同 程 二次谈判报价 下单、履行合同 合同管理存档 .. 合同档案管理办法 为进一步规范合同文档管理工作， 提高合同管理水平， 逐步实现公司合同管理工作的规 范化、制度化、科学化，特制定本办法。 一、 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动 合同）。 二、 合同档案管理原则 1、 合同档案实行公司财务部集中统一管理， 以确保档案的完整、 完全和有效利用。 2、 财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并 负责监督指导各部门的合同管理工作。 3、 需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办 部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承 办人。 三、 合同文档的管理办法 1、 合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。 2、 合同编号规则： 承办部门名称首字母－合同签署年、 月份 （六位）－顺序号 （三 位）。示例： XSB－201102 －001 （销售部 2011 年 2 月份第 1 号合同） 3、 合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门对合同订 立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任 人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的 责任。 4、 各相关部门和总经办依其职能对合同订立、 履行、 变更、 解除全过程进行监察、 审计。 5、 公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或 具有履约性质的书面文件。 6、 合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同 履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。 7、 保存的合