学术会议策划.pdfVIP

学 海 无 涯 学术会议的组织程序及筹备细节 一、会前准备 1. 拟定会议计划：①拟定会议主题、名称、地点、规模等，确定特邀嘉宾（含专题讲座 专家）；②确定会议日期、日程及议程及预备会议内容③排出会议作息时间及注意事项；④做 出会议经费预算和筹资方案；⑤成立会务组，明确会务分工。 2. 发出会议通知：①第一轮通知（告知会议具体时间、地点、演讲专家及讲题等）；② 在会议的前几天正式确认嘉宾是否能够参加会议。 3. 准备会议材料：投影仪、相机、横幅、签到表、专家意见反馈表、礼品、场地租用合 约、电脑 （电源线鼠标等）、排插、数据线、水笔、 4．布置会场：①排定会议座次；②布置环境；③检查并配置电化设备；④展台安排。 二、会议现场 1. 会议报到：①接待；②填写签到表；③分发会议材料或礼品；④通知有关事项。 2. 会场组织：①调动与会者提问和讨论；②会议记录；③做好会议的拍照工作； 三、会后安排 1. 会后事宜：①做好欢送参会代表的工作②整理签到表 ③整理好会议所用的东西带回 公司④结算会议开支费用 2. 会后工作：讨论此次会议的的亮点及不足，制定好后期回访的计划。 学术会议的主体是参会代表，组织好代表是开好会议最重要的环节。我们的会议一 般规范较小，学术会议的顺利召开，往往取决于一些必不可少细节方面的充分准备。如会议 地点应尽量选择环境较好，交通便利，接待能力较强或与会议研讨内容相关的地区，最好在 当地有依托单位。会场的布置，包括主席台的设置、横幅标语、背景幕布、投影设备的安装 使用、茶水服务、位置安排等，一定要安排周到。另外，经过充分准备的学术会议，一定要 按期召开。会议期间应当就讨论的主题进行广泛深入的研讨。学术会议要安排紧凑，紧扣主 题，提倡各种不同学术观点的碰撞，对参会者应一视同仁，主持人努力营造学术自由、平等 的气氛。在会议的形式上，我们也要力求多样化，要灵活采用大会报告、辩论会、学术沙龙、 设问和答辩、自由发言、圆桌座谈、冷餐会、成果展示等多种学术会议形式，营造学术会议 的宽松氛围，提高交流成效。 1