房地产文书管理制度[整理].pdfVIP

文书管理制度 第一章 总 则 第一条 为使文书管理制度系统化、规范化、标准化、信息化，为提高办公效率， 特制定本办法。 第二条 文件管理内容主要包括：政府及所属部门函、电、来文；商业实体函、电、 来文；本公司上报下发的各种文件、资料。 第二章 公文的种类 第三条 公司常用公文的种类： 1. 决定：适用于对重要事项做出安排，奖惩有关部门及人员，或根据公司发展情 形适时调整和变更公司的相关决定。 2. 通知：适用于转发上级领导机关的公文，传达需要我公司、各部门办理、执行 或周知的事项及任免人员等。 3. 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 4. 报告：适用于我公司向上级机关或公司内各单位向集团董事长、总经理汇报工 作、反映情况、答复询问。 5. 请示：适用于我公司向上级机关或公司内各单位向董事长、总经理请求指示、 批准。 6. 批复：适用于答复公司内各部门请示事项。 7. 意见：适用于对重要问题提出意见和处理办法。 8. 函：适用于与不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题。 9. 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章 公文的格式 第四条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机 关、印发机关和印发日期等部分组成。 上报公司的公文应包含标题、主送、正文、日期、印章等内容。 第五条 公文按规定采用国际标准 A4 型（210mm×297mm）纸打印，左侧装订。对内 行文正文用小四号仿宋体字，对外行文正文用三号仿宋体字。 （详见《xx 房地产开发有 限公司公文格式》 ） 第四章 行文规则 第六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 第七条 公司统一对外行文，公司各职能部门不得自行对外正式行文。公司职能部 门职权范围内的工作如需向下正式行文，可由行政部转发。 第八条 上报公司公文事项如涉及公司多个职能部门，应事先与涉及的部门协调沟 通，然后上报。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送该主管部门处理， 不必向公司行文。 第九条 “请示”应当一文一事。 “报告”不得夹带请示事项。 第十条 除公司领导直接交办的事项外，不得以单位名义直接向公司领导报送“请 示”或“报告”。部门负责人不得以个人名义上报“请示” 。“请示”不得多头报送。 第五章 公文管理 第十一条 公司各类文书原件由行政部统一归口管理。各部门的业务文书如需复印， 须填写复印申请表经审批后方可复印，确需借阅原件的须严格按照借阅权限及文件密级 办理借阅手续，并于行政部阅读。 第十二条 公文的签收： 1. 凡商业实体函、电，来文均由公司前台登记签收后交行政部拆封。在签收和拆封 时，前台和行政部员工均应注意检查封口和邮戳。 对开口和邮票撕毁的函件应查明原因， 对信件开口函邮票被撕应拒绝签收。 2. 对政府部门发来的文件要进行信封、文件、文号、编号的核对。如有不符应立即 报告该政府部门并登记差错文件的文号。 第十三条 公文的编号保管： 1. 行政部对政府部门来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”并分类登记编号保 管。须由各部门承办或归档的也应办理相应手续：对于各部门承办的，原件留存行政部 存档，复 印件交各部门并签收。对于存档的应记录已存档并编号。 2. 各部门收到的与公司业务有关的外来信件或文件应及时送行政部进行登记编号 保管，不得个人保存。 第十四条 公文的阅批与分转： 1. 凡正式文件均须行政部根据文件内容和性质阅签后，送承办部门阅办。为避免文 件积压一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。 2. 一般函电