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机关文件管理制度 为加强局机关公文管理，提高工作效率和质量，实现机关公文 文处理工作的科学化、制度化、规范化，特制定本制度。 一、发文处理 （一）发文审批程序。 1.使用XX报、XX专报、XX党组等文号的公文和报送市领导的简 报材料，处室（支队）草拟——办公室初审和复审——分管领导审签 ——局长签发——机要室编号——处室（支队）印发。 2.使用XX发、XX办、成明电、XX 函等文号的公文和XX工作简 报，处室（支队）草拟——办公室审核——分管领导审签（分管领导 根据情况确定是否呈局长签发）——机要室编号——处室（支队）印 发。 3.使用XX机委、XX 审、XX 团等文号的文件，相关处室草拟—— 分管领导审签——相关处室编号——相关处室印发。 4.业务性报表、资料、不编文号的文字材料以及拟以市级协调机 构名义印发的文件，处室（支队）草拟——分管领导审签——处室（支 队）印发。 5.政务信息，处室 （支队）草拟——办公室审核——分管领导审 签（分管领导根据情况确定是否呈局长签发）——办公室报送。 第 1 页 / 共 11 页 6.空白资料、表格、文书等印刷，处室（支队）草拟——分管领 导审签——处室（支队）印发。 （二）发文审核职责分工。 1.公文起草处室（支队）负责把好公文法律法规政策关、程序 和内容关。 （1）严格审核办文要素。一是审核办文依据是否充分，是否与 当前法律法规和上级政策规定保持一致。二是审核公文结构是否合理， 表述是否严谨，逻辑关系是否自相矛盾。三是审核文件引用是否规范， 引用文件标题、文号等要素应准确无误，且不得引用失效文件，主动 公开文件中不得引用会议纪要、内部管理规定等非公开文件，非涉密 文件不得引用涉密文件。四是审核公文是否需要按照规定履行征求公 众意见、专家论证、公示等程序，是否按要求落实了。 （2）加强公文的保密审查。严格执行定密管理制度，按照承办 ——审核——批准三个环节定密，各处室具体承办人拟定密级、保密 期限，确定印送范围和数量，处长（支队长）严格审核，分管局领导 进行定密审批。 （3）准确把握信息公开属性。各处室根据公文的内容，对照有 关法律法规和规章及保密审查要求，确定公开属性。属于不予公开、 依申请公开的公文应写明理由，表述充分。 2.办公室负责把好规范性文件审查关、文风关、语言文字关和体 第 2 页 / 共 11 页 例格式关。 （1）加强行政规范性文件审查把关。严格落实行政规范性文件 有关要求，行政规范性文件应标注有效期，有效期不超过5年，暂行、 试行文件有效期不超过2年。 （2）严格按要求控制发文。严格执行市委办公厅市政府办公厅 《关于进一步精简文件、简报和会议的实施意见》（XX办﹝2012 ﹞XX 号），切实做好限额发文工作，减少不必要文件的印发。 （3）认真落实严而又严、细而又细的要求。仔细审查语言文字、 公文标题、单位简称、印送范围、印发时间等要素，力求文件精简准 确，不出现差、漏、错等情况。 （4）切实提高公文规范化处理水平。严格按照《党政机关公文 处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）规定的体例 格式要求进行审核。 （三）其他要求。 局领导签发后原则上应在3个工作日内印发文件。公文正式印制 后，主办处室应组织人员对文件全文进行交叉审读后进行发送，确保 准确无误。上行文须送办公室进行审读后发送。 公文印发完毕后，由公文起草处室（支队）负责发送。使用XX 报、XX专报、XX党组、XX发、XX办、成明电、XX 函等文号的公文， 由相关处室（支队）按照规定将公文的签发定稿、正本和有关材料收 第 3 页 / 共 11 页 集齐全，交由机要室存档。使用XX机委、XX 审、XX 团等文号的发文 处室要以年度为限及时整理相关文档并于次年1月底前移交局档案 室。个人不得保存应当归档的公文。 二、收文处理 所有收文一律由局办公室统一签收登记和管理。收文办理包括签 收、登记、拟办、批办、分办、承办、督办、办结、归档