物业档案资料的建立和管理制度汇编.pdfVIP

. . 物业档案资料的建立与管理制度 档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学、规范的档案管理能有效的为各项 管理工作提供指引和服务。根据金沙咀国际广场物业特点，结合传统档案管理方法和电脑数据库管 理新方法、新手段，对小区档案资料实行“科学化、系统化、电脑化、有序化和集中化”的管理。 所有物业员工都必须遵守《物业档案资料的建立与管理》对物业档案资料实行有效的管理。 部门架构 董事长 物业经理 档案管理员 .WORD 完美格式. . . 档案资料建立、管理流程图 收集：工程技术、维修、改造资料； 智能化系统技术资料； 业主/物业使用人资料、证件、购/租房合同、装 修审批表； 历次管理活动书面、音像资料等 整理分类：技术资料； 业主/物业使用人资料； 管理规章及内部管理制度； 历次管理工作资料、记录； 业主文件、通知、活动记录； 财务帐表及分布方案 归档：按公司《物业档案资料的建立与管理制度》建立 建立原始档案资料库及输入电脑，建立电子档案资料库 利用：按权限借用及网上查询，借用时登记，使用后立即归还 .WORD 完美格式. . . 一、档案资料的建立 （一）档案的建立与收集 1、设立金沙咀国际广场档案资料管理室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相 应的规章制度，对所有档案进行严格管理。 2、坚持来源广、内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在物业管理的实际工作 中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道。 3、办理好物业整体接管移交时各类原始档案资料的移交和收集。 4、后期管理中，加强质量记录，做好后续资料的建档和收集。从建筑物本体修缮到到一花一 木的养护都有详尽的档案资料收集。 （二）档案资料的整理与分类 整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行集中管理 和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。 1、档案资料的整理 1）、各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积 累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登记工作； 2）、各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有 关人员的职责范围，并作为考核的依据； 3）、应该充分利用原有资料作为整理的基础； 4）、档案的整理必须保持文件之间的历史联系； 5）、档案的整理必须便于保管和利用； 6）、收集后的所有信息，统一由金沙咀国际广场档案管理员集中整理。 2、档案资料的分类 凡牵涉到具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议等均归入所属基础资料 档案，但有关公司、分部的此类文件归入文书档案、合同档案。 1）、移交资料 项 目