第五章商务书面沟通.pptVIP

第五章 商务书面沟通;第一节 商务书面沟通概述;一、书面沟通的优势;书面沟通具有准确性、权威性。 书面沟通具有较强的规范性。 书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。 书面沟通形式有利于减少信息错误。;书面材料可以配合口头表达使用。 书面沟通在某些情况下可以减少面对面沟通中的摩擦。;二、书面沟通的缺点;三、有效商务书面沟通的特征;三、商务文件写作的原则;一、使用规范的语言和格式;二、根据不同的需要使用不同的语言风格; 中性的文件 中性的文件是指阅读者以中立的态度来阅读的文件。写作这类文件时要注意采用中性的语言、准确的词汇。 负面的文件 负面的文件指阅读者不希望接受的文件。写作这类文件时要注意采用委婉的语气、令人愉快的词汇。 ; 说服性的文件 说服性的文件是指对阅读者的态度不明了，努力说服其接受己方观点或建议的文件。 说服性文件一定要把握住对方的心理、想法和利益所在，以具有煽动性、感染力的语言加以铺陈。 ;第二节 商务书面沟通的基本策略;一、从沟通者出发的基本策略;二、从读者出发的基本策略;三、信息组织和写作方式策略;有效的信息组织，应该将重点放在文章的开头或者结尾。 直接式：把文章的主题放在开头，再对主题进行论证 间接式：先举例各种论证，在结尾推导出文章的主题 还必须选择正确的写作方式。每一种写作方式都有特定的格式。按照这些格式来写，能更好地满足读者的