中石化沧州分公司企业标准-文件控制.docVIP

沧州分公司企业标准 文件控制程序 QG/SHCZ 03.001-2008 (A/0) 1 范围 本标准规定了企业文件控制的职责、管理内容和控制要求。 本标准适用于本企业文件控制活动的管理。 2 职责和权限 2.1 企业管理部是本标准的归口管理部门。负责组织企业综合管理手册、程序文件，以及企业管理标准、工作标准的编写、更改、发放和文件编号控制；负责上述文件有效版本清单的发布；负责对管理性文件的执行情况进行监督、检查。 2.2 安全环保部、生产管理部、机械动力部、技术开发部是本标准的分管部门，负责归口管理各自职责范围内的技术性文件，如《操作规程》（包括作业指导书）、《工艺卡片》、技术标准、图纸、检验和试验方法标准、外来文件和资料等。 2.3 经理办公室负责文件文字方面的审查及有关文件的打印工作，负责外来文件的传递、收回及归档工作。 2.4 各职能部门负责管理范围内有关文件的编写、更改、审核、发放、作废和回收工作，以及有关外来文件和资料的确认、实施意见提出等工作。 2.5 各使用单位负责各自使用文件的执行和日常保管工作。 3 管理内容与控制要求 3.1 文件和资料的范围 3.1.1 综合管理手册、 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.2 文件的编写 3.2.1 综合 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 文件的编写和编号执行企业管理标准《标准化工作管理规定》、《企业标准编制 3.3 管理记录的编号 管理记录实行两级管理，分为企业级和部室、基层单位级。企业级管理记录是指由各职能部门统一规定格式的管理记录。部室、基层单位级是指各单位因其内部管理需要建立的记录。 3.3.1 企业 3.3.1.1 企业 QG/SHCZB XX.X QG/SHCZB XX.XXX-XX 记录序号 记录序号 管理标准文件编号 管理标准文件编号 3.3.1.2 XX XX/SHCZ-X-XXX 记录序号 记录序号 记录类别 记录类别 专业代码 专业代码 注： ①专业代码见附表98。 ②记录类型指记录的形式，如：表、本、卡、帐。 ③记录序号用3位阿拉伯数字表示。 3.3.2 XXX XXX-X-X XX 记录序号 记录类别 记录类型 各部门代码 注： ①部门代码见QG/SHCZ 01.002《企业标准编制写管理规定》中附表5。 ②记录类型指记录的形式，如：表、本、卡、帐。 ③记录类别见附表109。 = 4 \* GB3 ④记录序号用3位阿拉伯数字表示。 3.4 文件和资料的批准和发布 3.4.1 3.4.2 3.4 3.5 文件和资料的发放与保管 3.5.1 综合管理手册、程序文件、管理标准及工作标准的发放范围由企业管理部进行控制。根据现代办公的需要，文件的发放采用电子文档的形式在文件管理系统上发布，管理系统上的文件均为现行有效版本。所有发放的受控文件均应打印出2份，由机要室 3.5. 3.5 3.5.4 发放到各单位的受控文件要妥善保管，通过文件管理系统发布的电子文档不充许打印或拷贝 3.5.5 3.5.6 纸质文件破损后应向发放部门提出申请，经主管领导批准后，交回破损文件，按原分发号重新领取， 3.5 3.5.8 外来文件须交由机要室登记后由分管厂领导审阅并做出批示，转至该文件的归口管理部门和相关部门，机要室应对文件进行签收管理，掌握文件的去向，各部门根据文件内容自行确定是否需要采用，是否按受控文件进行管理，并及时将文件原文返还机要室。 3.6 文件和资料的更改 3.6.1 文件只做个别条款的改动时，由文件更改部门填写《文件更改单》，并按本标准 3.6.2 文件进行结构性、整体性更改，或职责、管理内容及程序发生变动时，应由原编写部门提出更改意见，填写《文件更改单》，报文件归口管理部门批准、备案后，方可进行修改，修改后文件按本标准3 3.7 文件和资料的归档 a)外来文件和所有内部文件的归档，由经理办公室负责。 b)企业管理部负责综合手册、程序文件、管理标准及工作标准的备案工作。 c)其它各有关职能部门负责本单位业务范围内的文件和资料的归档。 3.8 作废文件的回收及处理 3.8 由于版本的更改或内容的变动而失效作废的文件由原发放单位收回，统一销毁，同时发放有效的文件，并填写《作废文件回收单》一式两份，一份交企业管理部备案。其它具有时效性的文件、资料到期自行作废，由使用单位自行销毁。 3.8.2 网上发布的各类电子文档均为现行有效版本,新版本发布时自动将作废版本替换;从邮箱发布的文件均需明