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前台文秘职位说明 前台文秘职位说明书 岗位名称：前台文秘 岗位编号： 所在部门：人力资源行政组 岗位定员：1 直接上级： 人事行政主管 直接下属部门/岗位： 职系： 所辖人员数目： 工资级别范围： 等 级至 等 级 岗位分析日期： 年2月 本职概述： 处理公司日常事务性工作，管理公司固定资产、办公用品等，维护公司日常办公活动正常 开展 职责与工作任务： 职贝 职责描述:负责处理日常后勤事务 工作时间百分比：60 工作 任务 1.负责接听电话，收发传真、信件 2.接待来访客人 3.饮用水、水杯、茶叶管理 4.管理公司报刊、杂志、信件、包裹、汇款的收发等事务 5.办理订票事宜 6.订制名片、定期统计需要印制胸卡的员工，并统一进行办理和发放 7.办理快递费、名片费、加班餐费、出差飞机票费的缴纳 8.整理公司内部的各种申请单，与相关部门沟通，保证申请单的供应 9.不定期更新通讯录 职责二 职责描述:负责管理公司图书 工作时间百分比：5 工作 1.登记公司的每一本公用图书，妥善管理  任务 2.借阅图书登记 3.要求购买的图书，经过公司的流程，进行购买后登记入库 4.催还图书，在归还日期栏中登记 5.图书借阅情况随时更新到公司网站上 职责三 职责描述:负责办公设施米购与管理、维护工作 工作时间百分比： 30% 工作 任务 1.办理办公设施的采购工作 2.登记办公设施，保证帐物相符 3.负责公司钥匙管理和领用 4.检查办公设施及设备，发现的问题及时处理 职责四 职责描述:负责办公用品和礼品的订购和管理 工作时间百分比：10 工作 任务 1.选择供应商，购买合适的办公用品 2.保证公用办公耗材的供应和储备 3.定期办理结算和统计库存 4.办理公司礼品的采购和领用 职贝五 职责描述:协调物业、保洁工作 工作时间百分比：5% 工作 任务 1.与物业、保洁单位沟通，联系相关事项 2.定期办理房租、物业费、水电费的缴纳 3.传递物业通知 职贝八 职责描述:负责办公环境的管理 工作时间百分比：5 工作 任务 1.每天对十层办公区进行检查 2.检查完毕填写〈〈办公环境管理清单》 3.监督保洁员工作情况，有问题及时指出 4.当发现办公环境中的问题，及时找相关部门进行解决  职责七 职责描述:负责公司车辆的年检与保养，办理车位停车证和车 辆保险 工作时间百分比： 10% 工作 任务 1.办理公司车辆的年检与保养 2,办理公司车辆车位停车证及付费 3.办理公司车辆的保险 职责八 职责描述:负责统计贝工考勤 工作时间百分比：5 工作 任务 1.每月汇总员工考勤情况，进行考勤管理 2,记录员工的请假、出差、退到等情况 3.在上级的同意下，联系制作和发放出入的门禁卡 职贝九 职责描述:完成上级交办的其它工作 工作时间百分比：5 相关权限： ? 对办公用品米购确定供应商的选择权和费用使用权 ? 对发送快递、订票、印制名片和胸卡确定供应厂商的选择权 ? 对物业的卫生工作的监督检查权 ? 对公司各部门办公秩序的监督检查权 ? 对办公用品的领用调配权 ? 对公司图书管理工作的监督权 ? 对公司固定资产的监督权 ? 相关每月费用预算制定权 ? 在权限范围内，有代表企业对外联络的权力； ? 本事域（专业）获取信息、知识的工具的使用权； ? 学习、研究权和接受再教育、培训的权利； ? 办公工具和劳动工具的使用权； ? 相关事情的知情权 汇报关系： ? 以上职责，向人事行政主管汇报 工作协作关系： ? 内部协作部门：公司所有部门 ? 外部协作单位：办公用品供应商 、快递公司、名片社、物业、保洁公司、方正集团、维 修公司、订票点 工作环境： ? 一般工作环境 使用工具设备： ? 一般办公自动化设备 所需记录文档： ? 员工出入登记、员工出差登记、未打卡登记、来访客人登记、投影仪录音笔借用登记、钥匙 和电话领用登记、办公用品领用登记 任职资格： 最低学历要求： 大学专科 所需教育专业背景： ? 不限，以文科为主 所需工作经验： 所需培训的科目： ? 沟通技能 ? 行政管理 所需胜任能力： ? 团队合作； ? 责任心； ? 诚信； ? 主动性； ? 人际理解力； ? 客户服务导向； ? 应变能力； ? 组织理解力； ? 能按要求进行文件档案的管理，起草相关文件管理制度; ? 独立完成行政公文，语言表示准确，语法基本无误; ? 能根据公司要求，联络、协调外部关系； ? 能根据公司要求进行工作督办跟进； ? 进行资产管理，并起草相关的管理流程； ? 根据要求，做好会议组织、协调工作 备注： 财务商务组