司法秘书职业礼仪(2018) 预约访客的接待方法 预约访客的接待方法.ppt

项目三 司法秘书工作交往礼仪 任务八 日常接待礼仪 知识点 预约访客的接待方法 学习目标 掌握预约接待的程序 重点与难点 重点：掌握预约接待的程序 难点：掌握秘书的准备接待工作 知识点讲解 一、 准备工作 秘书应把接待室、会客室等环境的布置、准备工作妥当；了解一天的来访安排，如果是团体来访，要问清人数；事先记下来访者的姓名、单位、职务，以备来访者到达时礼貌而恰当地称呼对方；了解客人来访的基本意图，起到“过滤”和“分流”的作用；适时提醒上司已定下的约访。 知识点讲解 二、 亲切迎客 如约而至客人到达后秘书应停下正在进行的工作，面带微笑，起身迎接，要做到“3S”，即：Stand up， See， Smile。 知识点讲解 二、 亲切迎客 “Stand up”的意思是当看到有客人来访时，应马上起立。并亲切问候； “See”的意思是和来访者交谈时一定要注视对方，如果东张西望，会让来访者感到不被尊重； “Smile” 的意思是保持微笑，面带微笑，表明自己的自信与真诚，是对方产生信任感，缩短彼此的心理距离。 知识点讲解 三、 热忱待客 接待来宾要表现得热情真诚，要做到“三到”。 知识点讲解 三、 热忱待客 接待来宾要表现得热情真诚，要做到”三到“，即“眼到” “口到”“意到”。眼到是指接待来宾时一定要目视对方，注意与对方眼神的交流；口到是在接待来访者过程中要适时寒暄，用礼貌用语使来宾有宾至如归的感觉；意到就是要做到举止大方，神态自然、不卑不亢，体现良好的个人素质，也代表企业的良好形象，给来宾留下美好的印象。 知识点讲解 四、 礼貌送客 送别来访者是接待工作的最后一个环节，如果处理不好将影响整个接待工作的效果。 会谈结束后，应热情友好地送别来访者；在送别来访者时，原则上应该送到客人离开视线位置；重要的客人或者远路的客人离去时，应为其准备用车，并送至车旁；待汽车离开视线后再离开。 知识点讲解 五、 特殊情况 如果上司临时有事，不能如约接待来访者，秘书不能擅自安排客人在上司的办公室等候，而应当做出妥当的安排。 1.如果上司遇到突发事情，需要取消已经定好的约会，秘书应提前请示领导，如有可能可跟对方另行约定时间，或者经上司授权安排其他人员接待。 2.如果客人已经来到公司，秘书应真诚致歉并向客人解释，以取得对方的谅解，并及时采取补救措施。 课后练习 请按要求将适合的图片编号填入括号内： 1. 接待来宾要表现得热情真诚，要做到”三到“，即（ ）。 A. 眼到、口到、意到 B. 眼到、口到、手到 2.客人到达后秘书应面带微笑，起身迎接，要做到“3S”，即（ ） A.Stand up， See， Slow； B. Stand up， See， Smile；