会议服务工作流的程及礼仪.pptVIP

会议服务工作流程相关礼仪 会场布置 ·1、接到会议室使用通知后,应首先明确客人需要 提供的服务项目,如会议室的使用时间,使用次数 人数、单位、何人参加,有无会标、席位牌,是否 摆放鲜花水果,话筒的个数,是否摆放投影仪、投 影幕、板书用具(白板、板擦、白板笔)以及会议 联系人落实看会场的时间等) 2、会议室服务人员按会议联系人预约看会场时间, 提前半天安排服务员按照要求布置好会场,开窗透 摆放会议所需物品(茶叶、水杯、托盘、水瓶、 信纸或白纸、圆珠笔、一次性铅笔等)。 会场布置 3、检查会议室灯具、桌椅、空调、音响等设 施设备的完好。地面、四周墙裙、门窗做到无 损坏、无灰尘。如有损坏及时报修,并督促工 程维修人员,检査维修结果,保证设施完好率 达到百分百 4、按要求粘好会标,保证协调美观。 ·5、投影设备、板书器材等应首先征得会议负 责人的同意进行适当摆放,所需用具应完备 易取用。提供良好稳定的电源。帮助调试投影 设备和客人携带的媒体工具。 会场布置 ·6、检査并准备好音响及话筒视频追踪等设备, 并调试音响、话筒到适当音量,话筒高度一致。 ·7、席位牌由商务中心接待员核对好后,提前 放在会议室,由会议组织者安排摆放。 ·8、在圆桌上摆放好香巾碟。摆放好纸笔,要 求将纸摆放在距下桌沿5厘米正对椅背处,笔 尖朝上成45度角。 ·9、最后一次检查台面是否整洁,各种用具是 否干净、齐全,摆放符合要求。 二、会前准备 1、会前准备务必在接到开会通知的时间半小 时前进行。会议服务员应将手机调至振动或关 机 2、根据会议人数,在茶水间准备好相应数量 的茶杯,并放置适量茶叶,准备好干净保温的 开水瓶,打好开水 3、准备香巾。 4、打开空调,确保会议室温度适宜。 5、保洁人员在公共卫生间配卷纸、点檀香, 对台面、地面卫生再次打扫,并清理会议室外 的立式垃圾桶。 二、会前准备 ·6、在吸烟区摆放好烟缸和纸巾,如果有茶 歇,在会议开始前在指定位置摆放好。 7、开音响、灯光,再次进行音响的调试。 8、会议开始前30分钟,会议服务人员应再 次检查会标,欢迎牌、绿化布置、空调 音控等情况以及公共卫生间、公共卫生是 否OK,如有欠漏,需立即通知服务中心或 有关部门人员,保证会议按时进行 二、会前准备 9、会议即将开始时,会场播放与会议主题 相符的轻音乐,任何妨碍客人的工作如吸 尘等应立即停止,服务员站在会议室门外 面向客人到来的方向,保持微笑。若是重 点会议,需有主管或经理在场迎候。对年 老体弱者进行搀扶。 10、客人到来距离会议室约25米时,服务 员上半身略微前倾,问候客人:“您好,领 导”,并伸手示意大门的方向:“这边请。 会中服务(重点) 1、客人陆续入座时,服务员一人先上香巾 其他人倒茶水。先在茶水间倒好茶水,用 托盘将茶水托出,先为会议室主桌上的客 人送茶水。走近就座的客人,站在客人右 侧,身体略微前倾,右手先拿一个杯垫放 置在桌上,(客人的右手正上方的位置) 然后拿茶杯将茶杯放置在杯垫上,杯把朝 右下方方便客人取用,退半步转身离开服 务下一位客人。 会中服务(重点) 2、如有投影仪,服务人员不要横穿投影仪, 以免影响投影效果。 ·3、会议服务人员必须手机调成振动或关机, 坚守岗位。会议开始时,茶水服务人员按 标准站姿在茶水间门口,音响师站在音响 室门口,面向会议室,站姿规范,注意观 察参会人员随时可能产生的需求。会议进 行时,服务员要留意会议进程,发现有需 求的客人要立即上前询问。 会中服务(重点) ·4、会议服务员注意观察会场情况,适时续水,在 会议开始后15分钟左右进行,以后每隔20分钟续 次,〔可视情况提前或延浕)。茶水温度始终应保 持在85摄氏度以上。拿暖瓶倒水时,须左手拿壶 同时手心里可放叠好的纸巾两张,如遇有客人自 己不小心将水溅到桌上的情况,可以应急处理), 右手托壶于胸前,走路要稳,步子要轻,动作协调 从泉后倒水时 身站立于客人右侧,大拇指 指拿起杯把并后退 与宾客保持30厘米左右 距离,倒水以七八成满为算,斟完后 步将 茶放回原处,面带微笑,伸右手示意“请用茶〃,然 后进行下一位。