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公文主题词标引基础知识 2007 年 01 月 23 日 星期二 15:59 一、什么叫主题词、主题词表和检索语言 (一)主题词。主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有 组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。 主题词分正式主题词和非正式主题词。 正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导 词。 (二)主题词表。主题词表也称叙词表，是指由自然语言中优选出来的语义 相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。 (三) 《公文主题词表》。《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的 主题词表。它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机 关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。 (四)检索语言。检索语言是根据人们检索工作的需要而创造的一种人工语 言，它是存储、查找文献的共同依据，也叫标引语言。 检索语言又分为分类语言和主题语言。 分类语言的概念。是指以阿拉伯数字或以拉丁字母和数字混合作为类目标 识符号，以基本类目作为词汇，以类目的从属关系表达复杂概念的一类检索语言。 主题语言的概念。是以直接论述的事物、对象为依据，以自然语言为基本 词汇，以概念之间的逻辑关系作为构词法的一类检索语言。 二、为什么要标引公文主题词 (一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。 信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主 题文件查找的要求。 主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。 (二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。 办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。 办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。 (三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。 档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、 专题目录等手工检索工具。 办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查 找文件。 (四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。 三、《公文主题词表》的体系结构 《公文主题词表》由范畴表、字顺表、附表三大部分组成。 1、范畴表。范畴表又称分类表，它根据公文的主要内容和职能部门的分工 划分若干范畴，将字顺表中所列款目词按词义归入有关类目，满足按类查词和按 族性检索的要求。 范畴表设两级类目，一级类目 19 个，用一个汉语拼音字母标识。二级类目 70 个，用两个拼音字母标识。 2、字顺表。字顺表由正式主题词与非正式主题词款目(词单元)、款目词的 汉语拼音、范畴号和词的参照关系四部分组成，个别词还有注释。 例如，第 121 页： 财政政策 款目词汉语拼音→cai zheng zheng ce ①汉语拼音。注上汉语拼音主要是便于按音排序和按音查词。 ②款目词。款目词单元按汉语拼音字顺规定的同音同调同形排列，起排列 和查找作用。 ③范畴号。范畴号即每个款目词所属的分类范畴编号。这是字顺表与范畴 表联系的渠道，通过范畴号可以在范畴表中查找与该主题词同属一个类别的相关 主题词。 ④参照关系。参照关系有等同关系、属分关系和相关关系三种。 等同关系指两个以上概念相同或相近的主题词之间的关系，也叫用代关系， 用 “Y”表示正式主题词，用 “D”表示非正式主题词； 属分关系指概念上具有隶属关系的主题词之间的关系。不同隶属关系主题 词分别用 “F”、 “S”、 “．”、 “．．”和 “Z”表示。 “F”是下位词指引 符，该词之后的主题词为下位词，用 “．”、 “．．”表示，黑点多少表示词的 等级，黑点越多表示该词越专指； “S”是上位词指引符； “Z”是族首词指引符， 同时带有 “*”号。 相关关系指主题词之间具有的交叉、对立、矛盾、对应等相互参照的关系， 用 C 表示。 3、附表。附表有三个，内容为：组织机构名称表；中国地区名称表；世界 各国和地区名称表。附表中的主题词与字顺表中的主题词具有同等效力。 四、怎样标引公文主题词 (一)公文主题分析。 1、审读文件，了解主题。审读文件