退换货管理规定.pdfVIP

********** 公司 文件编号 版本 / 修改状态 发放编号 退换货管理规定 制定日期 实施日期 修改日期 起草 审核/ 批准 受控状态 1 目的 为规范客户退换货管理流程，明确各部门的职责和权限，明确退货责任和损失金 额，确保每批退货产品均能得到及时、妥善的处理，特制定本规定。 2 适用范围 本规定适用于本公司因产品质量问题、业务终止、订单错误等原因而引起的退换 货的管理。 3 职责和权限 营业部负责与客户进行沟通和联络，明确退货原因、品名、批号、数量等信息。 制造部负责退货产品的接收、清点核对、入库、隔离标识、报检和返工，以及退换 货运费核算和涂料报废时废弃物专业处理费用的核算。 企画部负责退换货损失费用（包括来回运费、涂料报废时的原材料成本、报废时的 废弃物专业处理费等）的统计。 品保部负责退换货申请的决裁，并对退货的产品进行检验和合格与否的判定；对退 货原因进行分析汇总，责成相关部门采取改善对策和预防措施，并对采取的对策措施 进行跟踪验证。 所有退换货最后都应报批总经理。 4 退换货的范围 经确认确实存在质量问题的，如涂料凝聚，喷涂出现颗粒、堵枪、色差、涂装操作 性不良，或涂膜物性未能满足客户要求的； 客户收货时包装破损或标签辨识不清的； 客户订单错误的； 本公司下单错误的； 客户订单多余的； 与客户的业务关系终止的； 由总经理批准可退换货的； 其它原因经协商达成一致可退货的。 5 退换货流程 退换货的申请 5.1.1 营业部销售人员应及时反馈客户要求退换货的信息，以避免产品在客户处存 放时间过长而导致过期变质甚至报废。 5.1.2 营业部在获悉客户要求退换货的信息后，应及时向客户了解退换货的原因、 涉及的产品名称、批号、数量；品保部收到营业部的反馈信息后，必须对涉及批次的 留样进行确认，必要时可要求营业或技术人员去客户现场进行确认和了解，并给予客 户必要的建议和技术支持。 5.1.3 经过营业部沟通协调或者技术部的技术服务后，客户因种种原因仍然需要退 货的，则由营业部填写 退换货申请单 ，详细填写退货的原因、涉及品名、批号、数 量，需要换货的，则应明确换货的品名、数量和送达时间等，并判定退货责任，经营 业部长签字或盖章确认后，传递给品保部进行决裁。 5.1.4 因客户订单错误造成的退换货，应由客户出具书面情况说明，并承担来回运 费。 5.1.5 因大金分公司或代理商订单错误而引起的退货损失费用由各分公司或代理商 承担。 5.1.6 因产品品质问题造成的退换货，来回运费由 DFS承担；因其它原因造成的退 换货，来回运费由营业部与客户协商解决。 5.1.7 对于原因清晰、容易辨别、责任明确的退货，属于本公司责任的，由相关的 责任部门制定改善对策和预防措施，品保部对采取的纠正和措施进行跟踪和验证。 5.1.8 对于原因复杂、不易辨别、责任不明确的退货，应尊重客户意愿先行办理退 货手续，再由品保部组织营业部、技术部和制造部等相关部门共同进行原因追究。 5.1.9 退换货申请单 经决裁后依次传递给技术部、品保部、制造部和企画部，各 部门根据表单要求填写相关内容。 5.1.10 制造部在收到 退换货申请单 后，应通知成品仓库管理员，做好收货准备工 作。同时核算来回运费，当运费由客户承担时，制造应将此费用通知营业部，再由营 业部相关人员告知客户。 5.1.11 客户自行到工厂退换货的，营业部应提前填写好 退换货申请单 ，经决裁后 方可实施。 退货接收 5.2.1 制造部在未接到已经审批决裁的 退换货申请单 之前，原则上不得接收和办 理任何客户的退换货。 5.2.2 除质量问题外，制造部不得接收任何已经开封使用或超过保质期限的产品的 退货；有特殊原因的，由营业部与客户协商解决。 5.2.3 制造部收到退回的产品后，应及时清点核对品名、批号和数量是否与