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发布日期：2020.08.28 控制文件管理程序 编 号： CX1101 修改号： 2.0 生效日期：2020.09.01 页 次： PAGE 3/3 上海XX海运有限公司 程序文件手册 1 目的 本程序对公司文件的控制管理作出规定，旨在使SMS文件保持最新、有效。 2 适用范围 本程序适用于公司的处室及船舶。 3 参照文件 《安全管理手册》第十一章 4 职责 4.1 安全总监主持SMS文件的编写、修改工作，确保体系文件有效性； 4.2 体系办在安全总监领导下，负责组织体系文件的编写和修改及有效性监控； 4.3　处室根据各自职能，分工负责编写、修改SMS文件； 4.4 处室兼职安全监督员负责本处室的SMS文件和资料的控制； 4.5 船舶由船长或船长指定专人负责船舶的SMS文件和资料的保管和使用； 4.6 船舶操作须知由船舶部门长负责编写，船长审核，指导船长或指导轮机长批准。 4.7 船舶操作须知生效后由安全生产处、船舶技术处备份后体系办存档。 5 实施步骤 5.1 SMS文件的编写和审批 5.1.1 进入体系的相关处室根据NSM规则要求及公司具体情况，做好SMS文件的编写和修改工作； 5.1.2 SMS文件编写要严格按照《SMS文件编写导则》执行； 5.1.3 处室负责人要对本处室所编写或修改的文件进行审核； 5.1.4 公司主管领导对所主管处室的文件送审稿进行审批； 5.1.5 总经理负责《安全管理手册》的批准和发布体系文件的运行令； 5.2 SMS文件的发放 5.2.1 体系办按文件规定发放范围，负责SMS文件发放到公司领导、相关处室/船舶； 5.2.2 急需下达到船舶的重要体系文件以发文形式通过电子邮件、电话、电报、传真等方式将要点发往船舶，然后以最快方式将正式文件送达到船舶，并按规定做好记录。 5.2.3 在发放和收到体系文件手册时，处室/船舶必须做好发放、签收《SMS文件签收记录》和文件登记《SMS文件登记簿》等记录； 5.3 SMS文件的保管 5.3.1 处室/船舶配备的SMS文件应在《SMS文件登记薄》上做好登记。 5.3.2 SMS文件由专人保管，单独存放在文件柜中，保持清洁、整齐、完整及良好的顺序性。 5.3.3 手册以书面和电子文档 5.3.4 遵守保密制度，不得利用职权擅自扩大公司SMS文件的使用范围，不得泄漏公司SMS文件的内容，确保公司SMS文件受控。 5.3.5 当代管船舶脱离本公司时，船长应将船上所有手册及相关体系记录交回公司体系办。 5.3.6 归档的SMS文件由体系办负责存档保管,借阅已归档的SMS文件需经体系主管同意。 5.3.7 各种记录按所归属的文件所规定的传递范围和时间，由处室/船舶负责保存。 5.4 SMS文件的修改 5.4.1 当发现文件不能符合NSM规则、国际国内强制性规定及规则或公司实际情况时，处室/船舶有责任和义务提出文件的修改意见，以填写《文件修改申请单》形式报送体系办，每一份申请单只填写一个文件的修改内容，详细写明修改意见，并对文件所在页修改处作出明显标识，体系办对修改内容的有效性及格式进行审核，经公司领导审批后，体系办负责文件修改后的发布手续； 5.4.2 5.4.3 新编的文件，则按《SMS文件编写导则》要求执行； 5.4.4 体系文件经多次修改或作重大修改时，则对体系文件进行改版； 5.5 SMS文件的废止、清除 5.5.1 处室/船舶应根据SMS运行的实际和审核情况，对不适应体系运行的文件提出废止申请，报体系办审核后，经公司领导批准方可废止和清除； 5.5.2 文件的废止、清除工作由体系办组织实施，统一发出《文件废止、清除通知单》； 5.5.3 处室/船舶在接到《SMS文件废止、清除通知单》后，应立即将废止文件撤出并就地销毁。 5.6 外来文件及SMS相关资料的管理： 5.6.1 收集和跟踪 5.6.1.1 职能处室负责对与本处室/船舶业务有关的最新的有关国际公约、修正案以及国际和船旗国规范、法规等生效信息，应按《控制文件管理程序》及时转报体系办。 5.6.1.2 船长负责依照公司提供的受控外来文件清单查核船上外来文件，确保其与公司提供的受控外来文件清单相符且使用最新有效的版本，必要时提出补充或更新申请。 5.6.2 确认 5.6.2.1 体系办负责汇总、整理外来文件的信息，在收到已受控外来文件的最新版本时；收到应列入受控的最新发布的强制性外来文件或适用的建议性外部文件时、现有受控外来文件的内容已不适用于公司安全管理体系准备改作资料时；现有受