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中粮置业投资有限公司 项目文件编码及文档管理手册 （试行版） （第二版/2010-3-04） 文件认可 行为 签署 日期 编制 审核 批准 授权 中粮置业投资有限公司 目 录 1.引言 2.文件归档 电子文件归档 书面文件归档 3.文件编码系统 文件编号（编码）系统 项目参与单位编号（编码）表 4.文件收发程序 地址和邮件 来件受理过程 发函过程 承包商文件提交 5.图纸管理 图纸分类 图纸接收 图纸发放 旧图存档 6.借阅管理 7.标准格式和表格 附录1预算合约部文件归档系统结构图 附录2招标阶段文件存档目录 附录3经济文件存档内容 附录4项目文件编号（编码）表 附录5项目参与单位编号（编码）表 附录6 文件收进流程 附录7 文件发放流程 1.引言 健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。建立完善的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。 本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。 在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式，届时将由预算合约部门负责人设计相关范本及其使用程序。 本手册在中粮置业投资有限公司预算合约部范围内使用。 2.文件归档程序 电子文件归档 预算合约部应将全部文件集中存储于一个在区域网络（LAN）上建立的预算合约部门专用文件夹中，使预算合约部所有成员均可调阅。这样，即使文件作者不在，仍可保证快速及准确地找到该文件。这也有利于预算合约部将所有相关数据单独备份。在预算合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹，例如： 项目 项目预算合约部文件夹 沟通管理文件夹 合同控制文件夹 文件模版文件夹 参与单位通讯录 发文记录 收文记录 投资估算文件夹 合同文件夹 合同变更管理文件夹 记事管理文件夹 设计变更文件夹 工程洽商文件夹 现场签证文件夹 内部文件传阅单 工作联系单格式 付款台帐 工程类文件夹 采购供应类文件夹 咨询类文件夹 经济文件 招标计划 合约规划 每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。 一个文件需要按时间段保存的，需在标题中记录修改日期。备案的正式招标文件、合同等重要文件的最终版应转为PDF格式保存或以扫描件保存。 书面文件归档 书面文件的归档原则： 文档管理员必须坚持文件随时立卷的归档制度，做好收集、整理、立卷、归档工作，并做到排列系统、存放有序、美观整洁、管理科学、方便查找。 根据对应合同进行归档，原则上与对应合同有关文件，包括合同文件、收发文件、经济文件、变更文件、结算文件、付款文件按照对应的合同集中归档。 内外存档资料 ：对于工作中由部门内部自行存档的资料由经办人根据本办法的文件编码编制，并注明“内”，由资料员编制流水代码，内部资料由资料员参照上述原则单独存档。 收文：外单位来函要求有题目、编号、日期、盖公章或负责人签发。收文统一按照发文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明；咨询公司内部存档文件要求咨询公司单独出具文件形式和编号。 发文：发文统一按照收文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明存档形式； 收/发文编号由资料员按照类别顺序编号。 其他资料，如部门内部所用规范、书籍等另行立卷归档。 下面是预算合约部文件归档系统目录。 1.合同 设计类 建安总承包设计 精装修设计 市政及附属工程设计 其他设计合同 咨询类 监理合同 造价咨询合同 招标代理合同 其他工程咨询合同 工程类 建安工程总承包合同 招标文件和中标单位投标文件 合同文件 合同 变更文件 设计变更 工程洽商 现场签证 业主指令 图纸会审 日常往来函件 工作联系单 其他往来文件 经济文件 经济审批文件 设计变更 工程洽商 现场签证 工程款支付 主材调价文件 材料设备认价文件 零星工程报价文件 材料、设备审批单 材料设备品牌变更审批单 消防工程分包合同 精装修工程分包合同 市政及附属工程合同 园林景观工程合同 其他工程类合同 采购类 空调设备 电梯设备 橱柜供应及安装 其他采购合同 前期类 2.会议纪要 咨询例会 监理会议纪要 其他例会 3.其他 询价文件 内部传阅文件 招标代理机构提供文件（除需过程移交的文件外，其他由招标代理机构在项目竣工验收后统一移交。） 所有书面文件归档方法详见附录1《预算合约部文件归档系统结构图》。 招标阶段文件需存档文件详见附录2《招标阶段文件存档目录》。 经济文件需存档附件详见附录3《经济文件存档目录》。 书面文件检索 文档控制员应打印一份与项目文件夹存档一致的目录，并进行电子文件动态更新，放入对应的共享文件夹，以便各成员查阅文件索引。 3.文件编码系统 缩写编码方式可灵活掌握，一