IDC企业总台接待管理新规制度.docVIP

文件修改状态一览表 序号 修订 单号 修订 位置 修订内容简述 修订后 版本号 经办人 /日期 同意人 /日期 总台接待管理制度 目标 为规范总台接待工作，树立企业良好形象，特制订本管理措施； 范围 本管理措施适适用于行政（前台）岗位职员； 内容 总台文员上班须着装规范、化淡妆； 总台文员每日须提前10分钟到企业，迎候企业职员上班； 总台文员上班时间不得做和工作无关事，如看杂志、书报及上网聊天等； 总台文员对待访客要礼貌大方，对企业高层领导访客，首先要了解是否预约，同时电话通知待访领导；对领导待见访客要立即泡茶相待；对领导不愿会见客人，要礼貌周到婉拒，并留其联络电话或转至其它相关部门接待； 对企业职员访客在例行问询后引至临时休息处，同时内线联络被访者进行接待；对无关人员或寻畔闹事者应立即应对处理或通知行政肋理进行协调； 总台文员在工作时间内负责总机电话接听及正确、快速转接，在分机无人接听情况下作好电话统计并立即转告相关人员； 接听电话首先问候：“您好，XX！”在转接中适时利用“请稍等”或“电话占线，请稍后再打”等礼貌用语，用语掌握规范、简练标准； 总台平时应备有各类应急常见电话、企业内部职员联络电话以应备查询； 总台文员应常常检验总机完好状态，发觉故障应立即向部门经理汇报并立即落实检修； 每日信件及邮件到企业后，由总台文员负责登记并立即转交对应部门 及个人，各部门需要邮寄票据、文件