邮件的正确书写技巧课件.pptVIP

关于邮件正确书写 现在项目大量的信息及环节都在邮件上体现，邮件已经成为我们工作中必不可少的一种沟通 方式。为了让大家更有效的使用邮件进行有效沟通，提高工作效率和沟通能力。现在我们进 行一场关于“如何使用邮件沟通”的培训。 ? 目录： ? 1. 书写邮件的顺序介绍 ? 2. 邮件发送前的注意事项 ? 2. 案例分析 ? 3. 技巧分享 邮 件 正 文 标题 添加附件 ? 一、发信对象 ? 仔细确认收件人，并将要抄送的地址写上 ? 发送企业邮件时请确认收件箱是否为企业邮件。 ? 称谓准确，切不可含糊不清。是先生别称成了 女 士 ；是 女 士 别喊成了先生。当你搞不 清对方准确的性别时候，请直接写姓名。 书写邮件的顺序介绍： 写邮件就像写信一样。以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要 做法，就是要尽量多使用谦词或敬语。邮件具备有帮助性的内容和友善的语气，通常是 非常容易获得客户的重视和认可的。 请在邮件中注明公司名称，使用恰当的称呼语和较正式的语气。例如： 致：××公司 To ： ×× Co.,Ltd. 尊敬的×先生 / 女士： Dear Mr./Ms. ? 二、电子邮件标题： ? 使用 简单易懂的主题 以准确传达电子邮件的要点： 主题要简明扼要，重点突出， 字数最好控制在 30 个汉字以内 。 或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以 便对方快速了解与记忆。 ? 避免出现类似“RE :RE:RE:FW:FW: XXXXXX”的多重标签字样。 ? 严禁出现无主题或主题说明不清楚的情况；很有可能被反垃圾邮件程序过滤掉，即使 正常收到，日后检索或是导入其他邮件管理工具也将造成很多不必要的麻烦，这点非 常重要！ ? 例如标题： Q 季产品销售情况汇总 ? 未明确具体时间性，也未说明具体品牌及达成销售具体情况数字 ? 三、邮件内容应简明扼要 ? 电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。让客户能在最短的时间内 了解到邮件的主旨，以便对方节省时间，提高工作效率。如果邮件过于冗长， 且语句罗嗦，收件方一般不太愿意仔细阅读，更不容易引起重视。 ? 注意不要在正文里使用过多的“ ！ ”，以免让收件人感觉像在责备和催促。 而且感觉整封邮件缺乏专业性。具体请参照下列范例。 ? 避免出现错别字 。 ? 四、邮件内容格式 ? 尽量使用方便统一的字体，邮件正文格式遵守以下规则： ? 字体：宋体（英文下为 Arial ） ; 大小 :10 ; ? 一行最大文字数：不超过 30 文字 ? 注意邮件整体字体和风格的统一，有时我们从模板中、某一文档中或者网络上拷贝 一段文字，可能字体、字号、段落格式都不一致，这时需要统一修改一下，以保持 风格的一致和版面的美观（可将拷贝的内容拷贝在文本中可消除所有格式）。 ? 如果有重要字段需要提醒客户注意，可以 通过加粗、下划线、字体颜色 等方式实现。 使用颜色时，请尽量选择醒目且平和的颜色，比如 蓝色 、 草绿色 或者 深灰色 等。注 意不要选择用 鲜红色标注 ，用鲜红色标注会给人以不礼貌的感觉。 ? 五、落款： ? 落款要清晰明了，请使用有公司名称，个人姓名、联系方式的签名。具体请参 考下方范例的落款。 ? 祝语：可以写祝您工作愉快，工作顺利，或者顺祝商祺等都可以，表示真诚。 ? 另外，如有需沟通的事项，在邮件中一定要写明你的联系方式，随时保持畅通 。 ? 六、附件： ? 邮件正文一定要对附件做一个适当的说明，告知客户附件是什么内容，一方面 避免客户没有留意到有附件，另一方面，让客户心里有数。 ? 如果邮件带附件，附件体积最好限制在 2M 以内，大体积的附件尽管公司的邮件 服务器支持，对方却不一定支持。 ? 许多外企都只能接受 zip 打包格式，附件过大时，建议打包格式为 zip 格式。 ? 最稳妥的方式是，发送了带附件的重要邮件后，过段时间再电话和客户确认一 下，确认是否收到。 邮件发送前的注意事项 确认收件人信息，并将抄送人数减少至最低 ? 收件人 确认收件人地址是否正确，以免错发邮件。 ? 抄送人数减少至最低，避免造成不必要的垃圾邮件 抄送功能：让相关人员参考，如团队中的其他人员 让相关人员知晓，如您的直接主管 邮件主题明确且具描述性 ? 主题应该简单、明确的概括邮件的内容 可以遵循 What 、 Whe