行政部采购管理方案实用制度.doc

知识产权采购过程控制程序 目的 为加强行政部采购工作管理，规范行政采购行为，降低行政采购成本，提高行政采购 质量与经济效益，特制定本管理制度。 适用范围 适用于公司所有对外物品（研发工具和材料、生产工具和材料、办公设备类固定资产 及低值易耗品、校讯通设备、装修及改造、其他对外购买的产品或服务等）的采购。 职责 行政部 统筹负责制定并不断优化公司采购及供应商管理等相关管理规范及流程。 统筹负责实施、指导及监督采购及供应商管理的相关环节。 持续提升采购专业水平，满足公司业务发展，降低采购总成本（包含质量、价格、 交付、售后等方面）。 采购需求部门 结合实际需求及市场状况，并与采购充分沟通后详细填写采购需求并发起申请。 根据不同物品的采购周期，提前发起采购申请，以确保能满足公司办公的需要。 技术或研发部门 负责新项目性采购物品的技术参数和规格的评估以及对相关技术参数和规格的确认。 财务管理部门 负责核对、监督采购价格及付款报销。 采购基本原则 采购应当遵循公开、公平、公正、廉洁、效益的原则。 采购人员要严格自律，加强法制观念，廉洁奉公、依法办事、自觉抵制不正之风，任何 人不得私下收受回扣或酬金。 主动拓宽采购渠道，及时掌握市场信息，尽量减少中间环节，提高效益，使采购的物料 及服务质优价廉。 增强服务意识，想方设法降低成本，保证所需物料及服务按时保质保量，品质不达标的 包退、包换、包损失。 采购需求及计划申请 所有物品的采购都必须由需求部门提前发起采购计划，经审批后报备至行政部采购实施 并进行集中采购，便于议价及降低采购成本。 常规性采购需求及计划管理 各单位日常已开展的工作或项目所需的物料、设备以及服务等物品的采购。 材料采购申请：由总经理（ 1000-3000 的元需行政副总审批）审批后给到行政部实施采 购。 办公设备类固定资产、低值易耗品、办公场地设计、装修及改造申请：由总经理（超过 5000 元需董事长审批）审批后给到行政部实施采购。 若需求单位有指定供应商或战略供应商，需事先报备至行政部采购或在采购需求流程中 特别备注说明，指定供应商或战略供应商名录需经总经理审批。 需求单位必须评估所需采购物品的交货时限，并应事先与行政采购充分沟通；部分物品 的采购周期应需将供应商送样、测试老化封存样品、行政采购开发供应商等环节计算在 内。 需求单位需对需物品的规格描述准确、清楚（使用行业通用的规格描述） ，必要时组织 技术、研发、行政等部门讨论，并承担因描述不当所产生的一切损失。 对于供应商提供的样品，在供应商允许的情况下，由需求部门负责封存后交予行政采购 人员保存。 需求单位应做好保密工作，不应将初步论证的结果向供应商透露。 询价议价 通过货比三家模式进行操作。 货比三家，是将同一批产品（或服务） ，同时向多家供应商询价、招（邀）标或谈判，并 结合质量、服务、价格、交货周期、结算方式、合作历史记录等因素进行综合评估，最 后选择性价比高的供货商落实采购。 因某些产品、服务的特殊性或公司已指定供应商，须由总经理审核、可豁免货比三家手 续。此类经豁免的产品或服务，纳入《指定供应商产品 / 服务清单》。该清单至少每年评 估、重新审批一次，保管期限至少三年。 询价采购：除指定供应商或特殊情况下经总经理批准豁免货比三家外，对所有申购总金 额大于 3000 元（含）且小于 10 万元的产品或服务采购，需采取询价采购方式，并留下 书面的询价比价记录。对于申购总金额小于 3000 元的采购，暂不强制要求留下书面的 询价比价记录。 申购审批环节确认为询价采购的，采购人员需在《合格供应商名册》中选择三家或以上 供应商，通过询价、议价、比价（除研发阶段的小批量试产、打样允许口头询价外，其 他需对方传真有盖章的报价单） ，填写《供应商比价表》供应商报价单作为附件，按审批 权限进行审批。审批后的《供应商比价表》的扫描件在采购人员发起“采购合同盖章申 请”时以附件形式上传。前述经审批的询价比价记录，需按日期予以编号、订装，保管 期限至少三年。供应商提供报价产品（或服务）的规格与申购规格不同时，采购人员需 要与申购部门确认。 采购人员可以根据市场价格变动频率，对需采购的常规产品或服务进行分类，并按类别 设置询价比价记录的有效期限，由总经办主任审核，总经理签批后正式生效，抄送审计 部门备案。在前述有效期限内，如有相同产品或服务的采购，可以直接复印前次《供应 商比价表》，按审批权限进行审批并实施采购。 招（邀）标采购：除指定供应商或特殊情况下经公司总经理批准豁免货比三家外，对所 有申购总金额大于 10 万元（含）的产品或服务采购，需采取招（邀）标采购方式确定 供应商。 采取何种采购方式，由采购人员在申购审批环节按上述规定进行对应选择，并按审批权 限进行审批。如因特殊